Bối cảnh mới về giao dịch điện tử hải quan từ năm 2020

Từ ngày 01/01/2020, việc thực hiện các thủ tục hành chính hải quan bước sang một giai đoạn mới với sự điều chỉnh của Nghị định 85/2019/NĐ-CP. Một trong những nội dung then chốt là quy định về sử dụng chữ ký số để thực hiện thủ tục hành chính thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Điều này không chỉ giúp minh bạch hóa quy trình mà còn đẩy nhanh tốc độ thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Quy định về tính pháp lý của chữ ký số hải quan

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 85/2019/NĐ-CP, việc sử dụng và giá trị pháp lý của chữ ký số phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cụ thể:

• Chữ ký số phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Đối với chứng thư số nước ngoài, phải được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp sở hữu nhiều chữ ký số đã đăng ký với các hệ thống chuyên ngành khác nhau, doanh nghiệp có quyền chủ động lựa chọn một trong số đó để thực hiện khai báo.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số

Trước khi bắt đầu các giao dịch chính thức, người sử dụng hệ thống bắt buộc phải thực hiện bước đăng ký thông tin chữ ký số với Đơn vị quản lý Cổng thông tin một cửa quốc gia. Quy trình này có thể thực hiện đồng thời khi xin cấp tài khoản mới hoặc bổ sung cho tài khoản hiện có.

Căn cứ khoản 4 Điều 12 Nghị định 85/2019/NĐ-CP, doanh nghiệp cần truy cập vào hệ thống và khai báo đầy đủ các trường thông tin sau:

a) Tên, mã số thuế người xuất khẩu, nhập khẩu;
b) Họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc số thẻ căn cước công dân, số hộ chiếu hoặc số giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương, chức danh (nếu có) của người được cấp chứng thư số;
c) Số hiệu của chứng thư số (Serial Number);
d) Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.

Xử lý khi có sự thay đổi thông tin hoặc gia hạn chứng thư số

Một điểm quan trọng mà doanh nghiệp thường bỏ sót là việc cập nhật thông tin khi chứng thư số hết hạn hoặc thay đổi cặp khóa. Khoản 5 Điều 12 Nghị định 85/2019/NĐ-CP nêu rõ:

"Trường hợp thông tin đã đăng ký có sự thay đổi, chứng thư số được gia hạn, thay đổi cặp khóa; người khai phải đăng ký lại các thông tin... Thủ tục đăng ký lại được thực hiện tương tự như đăng ký mới."

Việc chậm trễ trong khâu cập nhật này có thể dẫn đến tình trạng hệ thống từ chối tờ khai, gây gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu của đơn vị.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi 2020

Với việc áp dụng Cơ chế một cửa quốc gia ngày càng sâu rộng, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra thời hạn của chứng thư số hiện tại và đảm bảo các thông tin định danh (như số Căn cước công dân của người đại diện) luôn khớp với dữ liệu trên hệ thống. Ngay sau khi tiếp nhận thông tin, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và phản hồi kết quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi so với các phương thức truyền thống.