Việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam đang ngày càng trở nên phổ biến, đi kèm với đó là những yêu cầu khắt khe hơn về mặt pháp lý. Năm 2026, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến những thay đổi quan trọng trong quy trình cấp phép để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động theo quy định mới

Để thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài một cách thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ kỹ lưỡng theo quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:

• Báo cáo giải trình: Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu quy định.
• Giấy khám sức khỏe: Phải do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp, có giá trị trong vòng 12 tháng. Một điểm mới là hệ thống đã bắt đầu liên thông dữ liệu y tế, giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ cho doanh nghiệp.
• Lý lịch tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải là người đang chấp hành hình phạt, được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Hộ chiếu: Bản sao hộ chiếu còn thời hạn theo quy định của pháp luật.
• Ảnh màu: 02 ảnh kích thước 4x6cm, phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.

Giấy tờ chứng minh vị trí công việc

Tùy vào vị trí làm việc là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật mà người lao động cần cung cấp các giấy tờ chứng minh tương ứng theo quy định tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây thường là phần hồ sơ dễ gặp sai sót nhất, đòi hỏi sự đối chiếu kỹ lưỡng giữa bằng cấp và kinh nghiệm thực tế.

Trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động năm 2026

Quy trình thực hiện đã được tối ưu hóa thông qua các cổng dịch vụ công trực tuyến. Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trình tự gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn từ 10 đến 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương hoặc qua môi trường điện tử.

Bước 2: Thẩm định và giải quyết

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp giấy phép lao động. Trường hợp từ chối, cơ quan chức năng phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc.

"Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này." - Trích dẫn quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Những lưu ý 'vàng' sau khi được cấp giấy phép

Sau khi nhận được giấy phép, doanh nghiệp và người lao động không được chủ quan. Cần thực hiện ngay việc ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản và gửi bản sao về cơ quan đã cấp phép nếu có yêu cầu. Đặc biệt, nếu người lao động làm việc tại nhiều tỉnh thành khác nhau, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo cho cơ quan thẩm quyền tại các địa phương đó trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Việc tuân thủ đúng thủ tục cấp giấy phép lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính nặng nề mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thượng tôn pháp luật trong mắt các đối tác quốc tế.