Trong quá trình học tập và làm việc, việc thất lạc hoặc hư hỏng bằng tốt nghiệp, chứng chỉ là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn bằng chính chỉ được cấp một lần. Để giải quyết nhu cầu sử dụng, người dân có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này tại khu vực Hà Nội dựa trên bối cảnh pháp lý năm 2019.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan giáo dục (ảnh minh họa)

1. Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

Nhiều người thường thắc mắc liệu bản sao từ sổ gốc có giá trị tương đương bản chính hay không. Theo quy định tại Điều 31 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT, giá trị pháp lý được khẳng định như sau:

"1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc thì không được yêu cầu xuất trình bản chính văn bằng, chứng chỉ để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp..."

2. Ai có quyền yêu cầu cấp bản sao?

Không phải bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu cấp bản sao văn bằng của người khác. Điều 33 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT quy định rõ các đối tượng bao gồm:

• Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
• Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền.
• Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác trong trường hợp người được cấp bản chính đã chết.

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Để việc thực hiện thủ tục tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội diễn ra thuận lợi, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy tờ tùy thân: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ: Nếu không phải là chủ văn bằng (như cha mẹ, vợ chồng...), cần có giấy tờ chứng minh quan hệ như Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng nhận kết hôn.
• Trường hợp gửi qua bưu điện: Phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ nêu trên và 01 phong bì dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi (ảnh minh họa)

4. Trình tự thực hiện thủ tục tại Hà Nội

Theo quy định tại Điều 34 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT, quy trình được thực hiện qua các bước:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến cơ quan đang quản lý sổ gốc (thông thường là Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đối với bằng THPT, hoặc các trường Đại học đối với bằng cử nhân).

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cán bộ sẽ viết giấy hẹn hoặc thực hiện cấp ngay.

Bước 3: Trả kết quả
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc. Trường hợp yêu cầu số lượng nhiều hoặc văn bằng cũ cần thời gian tra cứu, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 03 ngày làm việc.

5. Lệ phí và các lưu ý quan trọng

Người yêu cầu phải nộp lệ phí cấp bản sao theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh hoặc quy định của cơ sở giáo dục. Tại Hà Nội, mức phí này được niêm yết công khai tại bộ phận một cửa.

Cần lưu ý rằng, quyết định về việc chuẩn hóa thủ tục hành chính này đã có hiệu lực thi hành và được áp dụng thống nhất. Việc nắm vững quy định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi cần bổ sung hồ sơ pháp lý cá nhân.

Nguồn tham khảo: Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Thùy Linh