Tại sao cần điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội kịp thời?

Trong quá trình tham gia, không ít trường hợp người lao động phát hiện thông tin cá nhân như họ tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân hoặc các thông tin về quá trình đóng (mức lương, chức danh) bị sai lệch so với thực tế. Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu là trách nhiệm của cả người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

Nếu không điều chỉnh kịp thời, người tham gia có thể gặp rắc rối khi thực hiện các thủ tục hưởng chế độ hoặc khi đồng bộ dữ liệu lên ứng dụng VssID.

Hồ sơ điều chỉnh thông tin BHXH gồm những gì?

Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH (được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản hợp nhất mới nhất), hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Đối với người lao động: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Đây là mẫu tờ khai quan trọng nhất để cá nhân tự kê khai các nội dung cần thay đổi.
• Giấy tờ minh chứng: Bản sao các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh (như Căn cước công dân, Giấy khai sinh, hoặc các quyết định về tiền lương, chức danh của đơn vị sử dụng lao động).
• Đối với đơn vị sử dụng lao động: Nếu điều chỉnh cho nhiều người lao động cùng lúc, đơn vị cần lập Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).

Trình tự thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin năm 2026

Hiện nay, cơ quan Bảo hiểm xã hội đã đa dạng hóa các kênh tiếp nhận hồ sơ để tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân.

Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ

Người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở trên. Tùy vào điều kiện thực tế, bạn có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc các phần mềm kê khai BHXH điện tử. Đây là phương thức được khuyến khích nhất hiện nay.
• Sử dụng ứng dụng VssID: Đối với một số thông tin cơ bản, người lao động có thể thực hiện thay đổi trực tiếp trên ứng dụng điện thoại.
• Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính: Gửi hồ sơ giấy đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang tham gia hoặc nơi cư trú.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH có trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra và cập nhật vào hệ thống quản lý. Theo quy định tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP, thời hạn giải quyết thường không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

"Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người tham gia trong thời hạn quy định; trường hợp không thực hiện điều chỉnh thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do."

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh

Để quá trình diễn ra suôn sẻ, người tham gia cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ các thông tin trên Mẫu TK1-TS, đặc biệt là mã số BHXH và số điện thoại liên lạc.
• Các giấy tờ đính kèm phải rõ nét, không bị tẩy xóa.
• Nếu điều chỉnh thông tin về tiền lương làm căn cứ đóng, cần đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 về căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Việc chủ động rà soát và điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi an sinh lâu dài của chính bạn. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, người lao động nên liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự của công ty hoặc tổng đài hỗ trợ của cơ quan BHXH để được hướng dẫn chi tiết.