Trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp, việc quản lý và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) không chỉ đơn thuần là hạch toán kế toán mà còn là chiến lược tối ưu hóa dòng tiền và nghĩa vụ thuế. Tại thời điểm đầu năm 2019, các quy định về vấn đề này được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

1. Khấu hao TSCĐ và những nguyên tắc cơ bản theo Thông tư 45/2013/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Việc trích khấu hao nhằm phân bổ giá trị của tài sản vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, từ đó xác định chính xác kết quả kinh doanh và căn cứ tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Doanh nghiệp có quyền chủ động trong việc xác định thời gian và phương pháp khấu hao nhưng phải nằm trong khung quy định của pháp luật. Tuy nhiên, thực tế sản xuất kinh doanh luôn biến động, dẫn đến nhu cầu cần điều chỉnh các thông số này để phản ánh đúng thực trạng hao mòn tài sản.

2. Khi nào doanh nghiệp được phép thay đổi thời gian trích khấu hao?

Pháp luật cho phép doanh nghiệp điều chỉnh thời gian trích khấu hao trong những trường hợp cụ thể để đảm bảo tính phù hợp với thực tế sử dụng tài sản. Căn cứ theo Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc thay đổi này được quy định như sau:

"3. Thay đổi thời gian trích khấu hao tài sản cố định:

a) Trường hợp doanh nghiệp muốn xác định thời gian trích khấu hao của tài sản cố định mới và đã qua sử dụng khác so với khung thời gian trích khấu hao quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư này, doanh nghiệp phải lập phương án thay đổi thời gian trích khấu hao tài sản cố định..."

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp chỉ được thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ 01 lần duy nhất đối với mỗi tài sản. Việc kéo dài thời gian trích khấu hao phải đảm bảo không vượt quá tuổi thọ kỹ thuật và đặc biệt là không được làm thay đổi kết quả kinh doanh từ lãi thành lỗ (hoặc ngược lại) trong năm thực hiện thay đổi.

3. Thay đổi phương pháp trích khấu hao: Điều kiện và thủ tục

Hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp: khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh, hoặc khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm. Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào tính chất của tài sản và lĩnh vực hoạt động.

Theo khoản 4 Điều 13 Thông tư 45/2013/TT-BTC, nếu muốn thay đổi phương pháp đã chọn, doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu:

• Giải trình rõ ràng: Phải chứng minh được sự thay đổi về cách thức sử dụng tài sản mang lại lợi ích kinh tế tốt hơn cho doanh nghiệp.
• Tính nhất quán: Phương pháp khấu hao phải được thực hiện nhất quán. Việc thay đổi chỉ được phép thực hiện 01 lần trong suốt quá trình sử dụng tài sản đó.
• Thông báo bằng văn bản: Doanh nghiệp bắt buộc phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện phương pháp mới.

4. Quy trình thực hiện thông báo với cơ quan Thuế năm 2019

Để việc thay đổi có hiệu lực pháp lý và được chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập hồ sơ thay đổi

Hồ sơ bao gồm: Phương án thay đổi (giải trình tuổi thọ kỹ thuật, hiện trạng tài sản, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh); Thông báo thay đổi theo mẫu; và các tài liệu chứng minh liên quan (như hợp đồng BOT, BCC nếu có).

Bước 2: Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà thẩm quyền phê duyệt sẽ khác nhau. Đối với các doanh nghiệp ngoài nhà nước, Sở Tài chính hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ là nơi tiếp nhận và xử lý phương án.

Bước 3: Thông báo cho cơ quan Thuế

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày được phê duyệt phương án (đối với thay đổi thời gian) hoặc trước khi bắt đầu thực hiện (đối với thay đổi phương pháp), doanh nghiệp gửi thông báo đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Kết luận: Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính, đồng thời đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế, tránh các khoản phạt không đáng có khi thanh tra, kiểm tra thuế.