Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc thay đổi kế hoạch vận chuyển là điều khó tránh khỏi do các yếu tố khách quan như tàu trễ chuyến, thay đổi lịch trình của hãng tàu hoặc các sự cố logistics tại cảng. Tuy nhiên, khi hàng hóa đã được đưa vào khu vực giám sát hải quan, mọi thay đổi liên quan đến cảng xếp hàng hay cửa khẩu xuất đều phải tuân thủ quy trình nghiệp vụ nghiêm ngặt để đảm bảo tính minh bạch và sự kiểm soát của cơ quan nhà nước.

Căn cứ pháp lý quan trọng trong năm 2019

Kể từ ngày 05/06/2018, các quy định về thủ tục hải quan đã có những thay đổi đáng kể với sự ra đời của Thông tư 39/2018/TT-BTC. Văn bản này đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung quan trọng của Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Cụ thể, việc thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất đối với hàng hóa xuất khẩu đã đưa vào khu vực giám sát hải quan được thực hiện theo quy định tại Điều 52b của Thông tư 38/2015/TT-BTC (được bổ sung bởi khoản 32 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Khi nào doanh nghiệp cần làm văn bản thông báo?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này khi hàng hóa đã hoàn thành thủ tục hải quan, đã được đưa vào khu vực giám sát (kho, bãi, cảng) nhưng vì lý do nào đó cần phải thay đổi một trong các thông tin sau:

• Địa điểm giám sát hải quan: Thay đổi kho bãi lưu giữ hàng hóa chờ xuất khẩu.
• Cửa khẩu xuất: Thay đổi địa điểm thực tế mà hàng hóa sẽ rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.
• Cảng xếp hàng: Thay đổi cảng biển nơi hàng hóa được bốc lên tàu.
• Phương tiện vận chuyển: Thay đổi tên tàu, số chuyến đã khai báo trước đó.

Quy trình thực hiện chi tiết

Theo quy định hiện hành trong năm 2019, quy trình xử lý bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Gửi văn bản thông báo

Người khai hải quan gửi văn bản thông báo cho Chi cục Hải quan nơi quản lý khu vực giám sát. Văn bản này phải nêu rõ lý do thay đổi và các thông tin điều chỉnh cụ thể.

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận của cơ quan Hải quan

Công chức hải quan sẽ kiểm tra đối chiếu thông tin trên hệ thống và thực tế hàng hóa (nếu cần thiết). Nếu chấp nhận, cơ quan hải quan sẽ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống để cập nhật thông tin mới.

Bước 3: Khai bổ sung tờ khai hải quan

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp văn bản thông báo, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện khai bổ sung thông tin tờ khai hải quan theo đúng quy định về khai bổ sung sau thông quan.

Mẫu văn bản thông báo thay đổi cảng xếp hàng

Dưới đây là mẫu văn bản thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hải quan năm 2019:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
	........, ngày …. tháng … năm ……

VĂN BẢN THÔNG BÁO

thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất

Kính gửi: Chi cục Hải quan ……………………

1. Doanh nghiệp đề nghị thay đổi cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất:
- Tên doanh nghiệp: ……………………………. Mã số thuế: ...........................................
- Trụ sở chính tại: .................................................................................................................
- Số điện thoại: ……………………………….. Số fax: .....................................................

2. Đề nghị cơ quan hải quan giải quyết cho doanh nghiệp thay đổi thông tin liên quan đến cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất đối với tờ khai xuất khẩu đã được đưa vào khu vực giám sát hải quan như sau:
a) Số tờ khai hải quan: ……………………….
b) Số Biên bản bàn giao: ……………………..
c) Thông tin thay đổi:

STT	Tiêu chí	Nội dung ban đầu	Nội dung thay đổi
1	Địa điểm giám sát hải quan
2	Cửa khẩu xuất
3	Cảng xếp hàng
4	Tên phương tiện vận chuyển

3. Nội dung cam đoan:
Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung khai báo và cam kết trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp văn bản thông báo này sẽ thực hiện khai bổ sung thông tin tờ khai hải quan theo đúng quy định./.

GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với đơn vị kinh doanh cảng và hãng tàu để lấy các xác nhận cần thiết về việc thay đổi phương tiện hoặc lịch trình. Việc nộp thông báo sớm sẽ giúp tránh tình trạng hàng hóa bị kẹt lại cảng, gây phát sinh chi phí lưu kho bãi (demurrage/detention) không đáng có.

Đồng thời, hãy đảm bảo rằng mọi thông tin khai báo trong văn bản thông báo phải khớp hoàn toàn với các chứng từ vận tải mới để tránh bị cơ quan hải quan từ chối hoặc yêu cầu giải trình phức tạp.