Sáp nhập huyện, xã: Doanh nghiệp XNK có phải đổi ngay địa chỉ trên hồ sơ hải quan?

Việc sắp xếp các đơn vị hành chính (ĐVHC) cấp huyện, cấp xã theo các Nghị quyết của Quốc hội và Chính phủ là một chủ trương lớn, tác động trực tiếp đến thông tin địa chỉ của hàng nghìn doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK) đang đứng trước nỗi lo: Liệu có phải thay đổi ngay lập tức toàn bộ hồ sơ, chứng từ hải quan để tránh bị gián đoạn thông quan?

Để giải quyết vướng mắc này, Cục Hải quan đã ban hành Công văn 12252/CHQ-GSQL ngày 03/7/2025 nhằm hướng dẫn chi tiết các thủ tục, đảm bảo hoạt động giao thương không bị đình trệ.

Chấp nhận chứng từ ghi địa chỉ cũ: "Phao cứu sinh" cho doanh nghiệp

Theo hướng dẫn tại Công văn 12252/CHQ-GSQL, trong giai đoạn chuyển tiếp, cơ quan hải quan sẽ tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp. Cụ thể, khi doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ theo ĐVHC mới, các loại chứng từ hải quan ghi thông tin địa chỉ cũ vẫn được chấp nhận giá trị pháp lý.

Danh mục các chứng từ được "nới lỏng" bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Hóa đơn thương mại (Invoice), Vận đơn (Bill of Lading);
• Hợp đồng ngoại thương, Phiếu đóng gói (Packing List);
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O);
• Giấy phép xuất nhập khẩu và các kết quả kiểm tra chuyên ngành.

Cơ quan hải quan chấp nhận các chứng từ ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính trước sắp xếp. Đồng thời, không yêu cầu người khai hải quan xuất trình lại chứng từ ghi địa chỉ mới, cho đến khi hoàn tất việc thay đổi thông tin theo địa giới hành chính mới. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được gánh nặng hành chính và chi phí phát sinh không đáng có.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan hải quan

Mặc dù được tạo điều kiện, nhưng doanh nghiệp không nên chủ quan. Theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, cụ thể là khoản 5 Điều 6, người khai hải quan có trách nhiệm chủ động thực hiện thủ tục thay đổi thông tin địa chỉ và thông báo kịp thời cho cơ quan hải quan ngay sau khi hoàn tất.

"Người khai hải quan phải thông báo cho cơ quan hải quan các thông tin thay đổi liên quan đến nội dung đăng ký người khai hải quan..."

Về phía ngành Hải quan, các Chi cục được yêu cầu quán triệt cán bộ, công chức không lợi dụng việc sắp xếp ĐVHC để gây khó khăn, phiền hà hay sách nhiễu doanh nghiệp. Đồng thời, Ban Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan sẽ chịu trách nhiệm rà soát, cập nhật các hệ thống điện tử như VNACCS/VCIS, ECUS để đồng bộ dữ liệu theo địa giới hành chính mới, đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Dù được phép sử dụng chứng từ cũ, doanh nghiệp nên sớm hoàn tất việc cập nhật địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh và các giấy tờ pháp lý liên quan để đồng bộ hóa dữ liệu, tránh những rủi ro pháp lý về lâu dài khi thời gian chuyển tiếp kết thúc.