Trong hoạt động xuất nhập khẩu giữa các nước ASEAN và Hồng Công (Trung Quốc), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) mẫu AHK đóng vai trò then chốt để doanh nghiệp được hưởng các ưu đãi thuế quan đặc biệt. Tuy nhiên, thực tế không ít trường hợp C/O bị sai sót thông tin do lỗi đánh máy hoặc nhầm lẫn số liệu. Nếu không xử lý đúng quy định tại Thông tư 21/2019/TT-BCT, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với nguy cơ bị cơ quan Hải quan bác bỏ chứng từ, dẫn đến tổn thất tài chính lớn.

Nguyên tắc "vàng": Tuyệt đối không tẩy xóa trên C/O mẫu AHK

Theo quy định tại Điều 21 Thông tư 21/2019/TT-BCT, một nguyên tắc bất di bất dịch là không được phép tẩy xóa hoặc viết thêm bất kỳ thông tin nào lên C/O mẫu AHK sau khi đã được cấp. Mọi hành vi tự ý chỉnh sửa bằng bút xóa, gạch xóa không đúng quy trình đều làm mất giá trị pháp lý của chứng từ.

Thay vào đó, pháp luật quy định 02 phương án xử lý chính thống mà doanh nghiệp và cơ quan cấp C/O phải tuân thủ:

Cách 1: Chỉnh sửa trực tiếp và xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền

Đây là phương án áp dụng cho các sai sót nhỏ hoặc khi doanh nghiệp muốn tận dụng bản C/O hiện có. Quy trình thực hiện cụ thể như sau:

• Gạch bỏ chỗ sai: Người có thẩm quyền sẽ gạch một đường ngang qua thông tin sai (đảm bảo vẫn đọc được nội dung cũ).
• Bổ sung thông tin đúng: Ghi nội dung chính xác ngay bên cạnh hoặc phía trên phần đã gạch bỏ.
• Xác nhận: Những thay đổi này bắt buộc phải được người có thẩm quyền ký C/O mẫu AHK chấp thuận và được cơ quan, tổ chức cấp C/O đóng dấu xác nhận.
• Gạch chéo phần trống: Để đảm bảo tính minh bạch, những phần còn trống trên C/O phải được gạch chéo để tránh việc điền thêm thông tin trái phép sau này.

Cách 2: Cấp C/O mẫu AHK mới thay thế

Trong trường hợp sai sót quá nhiều hoặc ảnh hưởng đến cấu trúc của chứng từ, phương án tối ưu nhất là đề nghị cơ quan, tổ chức cấp C/O cấp một bản C/O mẫu AHK mới để thay thế hoàn toàn cho bản cũ. Đây là cách làm an toàn nhất để đảm bảo bộ hồ sơ hải quan sạch sẽ, chuyên nghiệp và tránh các tranh cãi không đáng có với cơ quan kiểm tra.

Các điều kiện bắt buộc để C/O mẫu AHK được chấp nhận

Bên cạnh việc xử lý sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện về hình thức của C/O mẫu AHK theo quy định tại Điều 20 Thông tư 21/2019/TT-BCT:

C/O mẫu AHK phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Được làm trên khổ giấy trắng, kích thước A4, phù hợp với mẫu quy định tại Phụ lục II;

- Mang một số tham chiếu riêng của mỗi cơ quan, tổ chức cấp C/O;

- Được khai bằng tiếng Anh;

- Có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan, tổ chức cấp C/O. Mẫu chữ ký và con dấu này có thể áp dụng theo hình thức điện tử.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể khai nhiều mặt hàng trên cùng một bản C/O mẫu AHK, miễn là tất cả các mặt hàng đó đều đáp ứng quy định về xuất xứ trong Hiệp định AHKFTA.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc xử lý sai sót trên C/O mẫu AHK đòi hỏi sự cẩn trọng và phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cơ quan cấp phát. Ngay khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với tổ chức cấp C/O để được hướng dẫn thực hiện theo đúng khoản 1 hoặc khoản 2 Điều 21 của Thông tư này. Đừng để những lỗi nhỏ làm ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng ưu đãi thuế quan của hàng hóa.

Nguyễn Hương