Trong bối cảnh nền kinh tế năm 2018 đang trên đà phát triển mạnh mẽ, việc quản trị nhân sự và chi trả tiền lương trở thành yếu tố then chốt quyết định sự ổn định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít đơn vị sử dụng lao động vẫn còn lúng túng hoặc chủ quan trong việc thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương. Đây không chỉ là công cụ để minh bạch hóa thu nhập mà còn là lá chắn pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh khỏi những án phạt hành chính không đáng có.

Thang lương, bảng lương: Căn cứ pháp lý bắt buộc từ Bộ luật Lao động 2012

Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

"1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động."

Việc xây dựng này không được thực hiện tùy tiện mà phải dựa trên các nguyên tắc do Chính phủ ban hành. Đặc biệt, trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động.

Các nguyên tắc vàng khi xây dựng thang bảng lương theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP

Để đảm bảo tính công bằng và đúng luật, doanh nghiệp cần đối chiếu với Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP. Một số nguyên tắc cốt lõi bao gồm:

• Khoảng cách giữa các bậc lương: Phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ. Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề ít nhất phải bằng 5%.
• Mức lương thấp nhất: Đối với công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường, mức lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Lao động qua đào tạo: Mức lương thấp nhất của công việc đòi hỏi lao động đã qua đào tạo, học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
• Điều kiện độc hại, nguy hiểm: Mức lương của công việc có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc có độ phức tạp tương đương trong điều kiện bình thường.

Rủi ro bị xử phạt hành chính: Những con số doanh nghiệp cần lưu ý

Năm 2018, các cơ quan thanh tra lao động tăng cường kiểm tra việc chấp hành pháp luật về tiền lương. Nếu doanh nghiệp vi phạm, mức phạt sẽ được áp dụng theo Nghị định 88/2015/NĐ-CP:

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng: Đối với hành vi không gửi thang lương, bảng lương đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Đối với các hành vi không xây dựng thang lương, bảng lương; xây dựng không đúng quy định pháp luật; hoặc không công bố công khai tại nơi làm việc.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: Đây là mức phạt rất nặng dành cho hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương trong thang lương, bảng lương đã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong năm 2018

Việc xây dựng thang bảng lương không chỉ đơn thuần là để đối phó với cơ quan chức năng. Một hệ thống lương thưởng khoa học sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời tạo động lực làm việc cho nhân viên. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại hệ thống lương hiện tại, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động 2012 và Nghị định 49/2013/NĐ-CP trước khi các đợt thanh tra diễn ra.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào về mức lương tối thiểu vùng hoặc cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần cập nhật và gửi lại thang bảng lương cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện để đảm bảo tính hợp pháp liên tục.