Trong kỷ nguyên số, website không chỉ là bộ mặt mà còn là công cụ kinh doanh đắc lực của các công ty cổ phần. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sau khi thực hiện thủ tục thông báo với Bộ Công Thương thường "bỏ quên" nghĩa vụ cập nhật thông tin định kỳ, dẫn đến những rủi ro pháp lý đáng tiếc.

Website thương mại điện tử bán hàng: Hiểu sao cho đúng?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 7 Nghị định 85/2021/NĐ-CP), website thương mại điện tử (TMĐT) bán hàng là trang thông tin điện tử do cá nhân, doanh nghiệp thiết lập để phục vụ hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ hoặc xúc tiến thương mại của chính mình.

Thực tế, hầu hết các website của công ty cổ phần hiện nay có tính năng đặt hàng trực tuyến hoặc giới thiệu sản phẩm đều thuộc nhóm này. Việc vận hành các trang này không chỉ dừng lại ở khâu thiết kế mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý của Bộ Công Thương.

Nghĩa vụ cập nhật thông tin: Định kỳ 01 lần mỗi năm

Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần thông báo một lần là xong. Tuy nhiên, căn cứ Điều 12 Thông tư 47/2014/TT-BCT, công ty có nghĩa vụ cập nhật thông tin thông báo định kỳ 01 lần/năm kể từ thời điểm được xác nhận thông báo.

Thủ tục này được thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động TMĐT (online.gov.vn). Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tài khoản và thực hiện khai báo theo hướng dẫn. Một tình huống thực tế thường gặp là doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc người đại diện pháp luật nhưng quên cập nhật trên hệ thống này, dẫn đến thông tin trên website và thực tế không đồng nhất.

Những lưu ý "sống còn" khi thực hiện cập nhật:

• Quản lý tài khoản: Phải lưu giữ cẩn thận tên đăng nhập và mật khẩu. Nếu mất, quy trình lấy lại có thể mất thời gian và ảnh hưởng đến thời hạn cập nhật.
• Thời điểm tính hạn: Căn cứ vào ngày Bộ Công Thương gửi email xác nhận và cấp mã biểu tượng "Đã thông báo".
• Đối tượng khai báo: Công ty cổ phần phải chọn đúng trường thông tin dành cho "Thương nhân".

Rủi ro bị phạt tới 60 triệu đồng và hủy bỏ thông báo

Pháp luật hiện hành quy định cơ chế nhắc nhở khá linh hoạt. Theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 47/2014/TT-BCT, doanh nghiệp có 10 ngày để cập nhật sau khi đến hạn. Nếu quá hạn, Bộ Công Thương sẽ gửi thông báo nhắc nhở và yêu cầu phản hồi trong vòng 15 ngày.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tiếp tục "im lặng", Bộ Công Thương sẽ hủy bỏ thông tin website trên hệ thống quản lý. Khi đó, website của bạn sẽ bị coi là hoạt động bất hợp pháp. Hệ quả là:

"Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi thiết lập website thương mại điện tử bán hàng mà không thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định."

Lưu ý rằng, mức phạt trên áp dụng cho cá nhân. Đối với tổ chức (như công ty cổ phần), mức phạt sẽ gấp đôi, tức là lên đến 60.000.000 đồng theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 62 và khoản 4 Điều 4 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP).

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Để tránh những rắc rối pháp lý và thiệt hại về tài chính, các công ty cổ phần cần thiết lập quy trình theo dõi các giấy phép và thông báo hành chính. Việc cập nhật website TMĐT chỉ mất vài phút thực hiện online nhưng lại giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng như cơ quan quản lý.

Nếu quý doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý tài khoản hoặc thực hiện thủ tục, hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh luôn nằm trong hành lang an toàn của pháp luật.