Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ vào đầu năm 2020, việc sở hữu một ứng dụng bán hàng riêng là lợi thế cạnh tranh lớn của các công ty cổ phần. Tuy nhiên, đi kèm với đó là những nghĩa vụ pháp lý nghiêm ngặt về việc quản lý thông tin đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Việc thay đổi tên ứng dụng, địa chỉ lưu trữ hay người đại diện mà không thông báo kịp thời có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng vi phạm hành chính đáng tiếc.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ứng dụng thương mại điện tử năm 2020

Tại thời điểm tháng 02/2020, hoạt động thương mại điện tử (TMĐT) qua ứng dụng di động được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử.
• Thông tư 59/2015/TT-BCT quy định về quản lý hoạt động TMĐT qua ứng dụng trên thiết bị di động.
• Thông tư 21/2018/TT-BCT sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 59/2015/TT-BCT.

Các trường hợp công ty cổ phần phải thông báo thay đổi thông tin

Theo quy định, khi có sự thay đổi về một trong các thông tin dưới đây, công ty cổ phần phải tiến hành thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin với Bộ Công Thương:

• Thay đổi tên ứng dụng: Bao gồm cả việc thay đổi tên hiển thị trên các kho ứng dụng (App Store, Google Play).
• Địa chỉ lưu trữ hoặc tải ứng dụng: Thay đổi đường dẫn (URL) tải ứng dụng hoặc đơn vị cung cấp hạ tầng lưu trữ.
• Thông tin doanh nghiệp: Thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, hoặc thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Người chịu trách nhiệm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc người trực tiếp quản lý vận hành ứng dụng.
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ: Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp lĩnh vực kinh doanh trên ứng dụng so với khai báo ban đầu.

Quy trình 4 bước thực hiện thông báo thay đổi trực tuyến năm 2020

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, Bộ Công Thương đã triển khai hệ thống quản lý hoạt động TMĐT trực tuyến. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người chịu trách nhiệm của công ty cổ phần truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử (online.gov.vn) bằng tài khoản đã được cấp khi thông báo ứng dụng lần đầu.

Bước 2: Chọn hồ sơ cần sửa đổi

Trong danh sách các ứng dụng đã được xác nhận, doanh nghiệp chọn ứng dụng cần thay đổi thông tin và nhấn vào nút "Sửa đổi".

Bước 3: Cập nhật nội dung mới

Doanh nghiệp điền các thông tin thay đổi vào biểu mẫu điện tử. Lưu ý phải đính kèm các tài liệu chứng minh sự thay đổi (ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu thay đổi tên công ty hoặc trụ sở).

"Thương nhân, tổ chức, cá nhân sở hữu ứng dụng bán hàng có trách nhiệm thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin khi có sự thay đổi về các nội dung quy định tại Điều 9 Thông tư này trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi thông tin."

Bước 4: Gửi hồ sơ và chờ xác nhận

Sau khi kiểm tra kỹ thông tin, doanh nghiệp gửi hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Bộ Công Thương sẽ phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ qua email đăng ký.

Rủi ro pháp lý khi chậm trễ hoặc không thông báo thay đổi

Việc không tuân thủ thời hạn 07 ngày làm việc để thông báo thay đổi thông tin có thể dẫn đến những hệ lụy pháp lý không đáng có. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin khi có sự thay đổi liên quan đến ứng dụng TMĐT bán hàng.

Ngoài ra, việc thông tin trên ứng dụng không khớp với thực tế đăng ký có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác, đồng thời gây khó khăn trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh trong giao dịch dân sự trên môi trường điện tử.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Công ty cổ phần nên phân công một bộ phận chuyên trách (thường là bộ phận Pháp chế hoặc IT) để theo dõi và cập nhật kịp thời các thay đổi này, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.