Chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là một thủ tục hành chính thông thường mà còn là mắt xích quan trọng để người lao động bảo vệ quyền lợi của mình khi chuyển công tác hoặc hưởng các chế độ an sinh. Tuy nhiên, tại các Công ty TNHH một thành viên, không ít trường hợp quy trình này bị kéo dài, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc hưởng trợ cấp thất nghiệp của nhân viên.

Chốt sổ BHXH là gì và khi nào cần thực hiện?

Về mặt pháp lý, chốt sổ BHXH là việc cơ quan bảo hiểm ghi nhận toàn bộ quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động tại một đơn vị trước khi họ dừng tham gia tại đó. Theo quy định, việc này thường phát sinh khi người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động.

Sổ BHXH được coi là "cuốn nhật ký" ghi lại sự đóng góp của cá nhân vào hệ thống an sinh quốc gia. Nếu không được chốt sổ kịp thời, người lao động sẽ gặp khó khăn khi muốn tiếp tục đóng bảo hiểm tại đơn vị mới hoặc khi làm thủ tục hưởng các chế độ như thai sản, hưu trí.

Trách nhiệm của doanh nghiệp: Không phải là sự "ban ơn"

Nhiều người lao động lầm tưởng rằng việc chốt sổ là sự hỗ trợ từ phía công ty. Thực tế, đây là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động. Cụ thể, tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 đã nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động:

"Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật."

Đồng thời, khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 cũng nhấn mạnh rằng khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với các giấy tờ khác đã giữ của người lao động.

Quy trình chốt sổ BHXH tại Công ty TNHH một thành viên

Để thực hiện chốt sổ cho nhân viên, bộ phận nhân sự của công ty cần tuân thủ các bước sau theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017:

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ, doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH. Việc báo giảm cần được thực hiện ngay trong tháng người lao động nghỉ việc để tránh phát sinh nợ đọng bảo hiểm không đáng có.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ

Sau khi đã báo giảm thành công và hoàn tất các nghĩa vụ tài chính với cơ quan BHXH, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc Tờ bìa sổ BHXH (mẫu mới).
• Các tờ rời ghi nhận quá trình đóng trước đó.
• Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua phần mềm kê khai bảo hiểm hoặc gửi qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH quản lý trực tiếp. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện xác nhận quá trình đóng và trả lại sổ.

Thời hạn giải quyết và rủi ro khi chậm trễ

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan. Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Nếu doanh nghiệp cố tình chậm trễ hoặc nợ tiền bảo hiểm dẫn đến không chốt được sổ cho người lao động, họ có thể phải đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính. Quan trọng hơn, người lao động có quyền khiếu nại lên Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để yêu cầu can thiệp, đảm bảo quyền lợi chính đáng của mình.

Lời khuyên pháp lý: Người lao động khi nghỉ việc nên chủ động yêu cầu biên bản xác nhận về việc bàn giao sổ và thời hạn cam kết trả sổ từ phía công ty để có căn cứ giải quyết nếu phát sinh tranh chấp sau này.