Tại sao công ty cổ phần mới thành lập cần đăng ký hóa đơn điện tử ngay?

Theo quy định hiện hành, việc sử dụng hóa đơn giấy đã chính thức bị khai tử. Thay vào đó, mọi doanh nghiệp, bao gồm cả các công ty cổ phần mới thành lập, bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc nắm rõ quy trình đăng ký không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Căn cứ pháp lý mới nhất về hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo đó, khái niệm "Thông báo phát hành hóa đơn" cũ đã được thay thế bằng thủ tục "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử".

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật

Trước khi đăng ký, công ty cổ phần cần có:

• Chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa) còn hiệu lực.
• Phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị cung cấp dịch vụ (T-VAN).

Bước 2: Lập và gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh... đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử... thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.”

Bước 3: Cơ quan thuế phê duyệt hồ sơ

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

• Ngừng sử dụng hóa đơn cũ: Kể từ thời điểm được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng và thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy cũ (nếu còn).
• Lựa chọn loại hóa đơn: Doanh nghiệp cần xác định mình thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế.

Việc thực hiện đúng các bước trên sẽ giúp công ty cổ phần nhanh chóng đi vào hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín.