Việc thành lập văn phòng đại diện là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới kinh doanh, tiếp cận khách hàng và đối tác tại các địa phương khác nhau mà không cần thực hiện các chức năng kinh doanh trực tiếp. Đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, thủ tục này đã có những thay đổi đáng kể kể từ khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/10/2018.

Văn phòng đại diện là gì và tại sao cần đăng ký?

Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng kinh doanh sinh lời trực tiếp.

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện năm 2018

Căn cứ vào Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP), hồ sơ bao gồm:

• Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty: Về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm: Người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao hợp lệ CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Điểm mới quan trọng: Theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu sẽ thực hiện theo Điều lệ công ty.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính năm 2018, việc nộp hồ sơ qua mạng được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản các nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Lưu ý, sau khi có Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục về thuế và treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện.

Những lưu ý pháp lý cần thiết

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp phải thông báo địa điểm đặt văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện một cách thuận lợi và đúng pháp luật trong năm 2018.