Trong môi trường doanh nghiệp, việc thiết lập kỷ luật và trật tự làm việc là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh. Theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam năm 2019, cụ thể là Bộ luật Lao động 2012, mọi doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên đều bắt buộc phải có Nội quy lao động bằng văn bản. Để nội quy này có hiệu lực thi hành, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần ban hành một Quyết định chính thức.

Căn cứ pháp lý ban hành Nội quy lao động năm 2019

Tại thời điểm tháng 07/2019, các doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

• Bộ luật Lao động 2012: Quy định khung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
• Nghị định 05/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Bộ luật Lao động.
• Nghị định 148/2018/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 05/2015/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/12/2018).

Mẫu Quyết định ban hành Nội quy lao động chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu Quyết định ban hành Nội quy lao động dành cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên và các loại hình doanh nghiệp khác, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

(TÊN DOANH NGHIỆP) ------- Số: ……/QĐ-…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------- ..., ngày ... tháng ... năm ...

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Nội quy lao động

GIÁM ĐỐC/TỔNG GIÁM ĐỐC (TÊN DOANH NGHIỆP)

- Căn cứ Bộ luật Lao động 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Căn cứ Điều lệ hoạt động của Công ty (Tên doanh nghiệp);

- Căn cứ kết quả lấy ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (hoặc tập thể người lao động) về nội dung Nội quy lao động;

- Xét yêu cầu quản lý và ổn định trật tự trong doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Nội quy lao động của Công ty (Tên doanh nghiệp) gồm ... chương, ... điều.

Điều 2. Nội quy lao động này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh/huyện xác nhận đăng ký theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Các ông/bà Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, Kế toán trưởng, các bộ phận liên quan và toàn thể người lao động trong Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở LĐ-TB&XH (để đăng ký); - Lưu VP.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên, đóng dấu)

Quy trình đăng ký Nội quy lao động tại cơ quan chức năng

Sau khi ban hành Quyết định, doanh nghiệp không được tự ý áp dụng ngay mà phải thực hiện thủ tục đăng ký. Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2012, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
2. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;
3. Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
4. Bản nội quy lao động.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thường là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Những lưu ý "vàng" khi soạn thảo Nội quy lao động

Để tránh các tranh chấp lao động không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Tính hợp pháp: Nội dung không được trái với quy định của pháp luật lao động và pháp luật có liên quan.
• Tính công khai: Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
• Lấy ý kiến: Bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở trước khi ban hành.

Việc tuân thủ đúng quy trình ban hành và đăng ký Nội quy lao động không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự tốt hơn mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc khi có tranh chấp xảy ra.