Trong hoạt động kinh doanh năm 2019, việc triển khai các chương trình xúc tiến thương mại là chiến lược quan trọng của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc thay đổi chiến thuật kinh doanh, doanh nghiệp thường cần điều chỉnh nội dung khuyến mại đã thông báo trước đó. Để thực hiện việc này một cách chuyên nghiệp và đúng trình tự pháp luật, Giấy ủy quyền thông báo sửa đổi chương trình khuyến mại là văn bản không thể thiếu.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi sửa đổi chương trình khuyến mại?

Theo quy định pháp luật về thương mại, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có thẩm quyền cao nhất trong việc ký kết các văn bản gửi cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, trên thực tế, các cấp lãnh đạo thường ủy quyền cho cán bộ phụ trách marketing, pháp chế hoặc nhân viên hành chính trực tiếp làm việc với cơ quan chức năng.

Việc có một bản Giấy ủy quyền hợp lệ giúp:

• Xác định rõ phạm vi trách nhiệm của người được ủy quyền.
• Đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ khi nộp tại Sở Công thương hoặc Bộ Công thương.
• Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính, tránh việc hồ sơ bị trả lại do thiếu thẩm quyền ký kết.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm tháng 08/2019, các hoạt động khuyến mại và sửa đổi chương trình khuyến mại được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật trọng tâm sau:

• Luật Thương mại 2005: Quy định chung về các hoạt động xúc tiến thương mại.
• Nghị định 81/2018/NĐ-CP: Đây là văn bản quan trọng nhất hướng dẫn chi tiết Luật Thương mại về khuyến mại, có hiệu lực từ ngày 15/07/2018.
• Cụ thể, trình tự và thủ tục sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình khuyến mại được quy định rõ tại Điều 20 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền chi tiết

Một bản Giấy ủy quyền chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và thông tin của người đại diện theo pháp luật.

2. Thông tin Bên được ủy quyền

Ghi rõ họ tên, số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú của người trực tiếp đi nộp hồ sơ.

3. Nội dung và phạm vi ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần ghi rõ người được ủy quyền có quyền thực hiện các công việc: nộp hồ sơ thông báo sửa đổi, bổ sung chương trình khuyến mại; ký các văn bản giải trình (nếu có); nhận kết quả từ cơ quan nhà nước.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo sửa đổi chương trình khuyến mại

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2019/GUQ-...

I. BÊN ỦY QUYỀN:
Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ........................................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
Người đại diện pháp luật: ................................. Chức vụ: ........................................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:
Họ và tên: ................................................. Giới tính: ...............................................
CMND/CCCD số: ................. do ................. cấp ngày .............................................
Địa chỉ thường trú: ...................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:
1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Sở Công thương tỉnh/thành phố ................. để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục thông báo sửa đổi chương trình khuyến mại cho chương trình: "................................................................".
2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày ký đến khi hoàn thành công việc.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ tại Sở Công thương

Khi thực hiện thủ tục theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thời hạn thông báo: Việc thông báo sửa đổi phải được thực hiện trước khi bắt đầu thực hiện nội dung sửa đổi đó.
• Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến (nếu địa phương đã triển khai).
• Nội dung không được sửa đổi: Doanh nghiệp không được sửa đổi nội dung chương trình khuyến mại dẫn đến việc giảm quyền lợi của khách hàng đã tham gia chương trình trước đó.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục sửa đổi chương trình khuyến mại một cách thuận lợi trong năm 2019.