Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với loại hình Công ty hợp danh, việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế như thông báo phát hành hóa đơn là một bước bắt buộc trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục này tại cơ quan thuế. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn là giải pháp pháp lý cần thiết và hiệu quả.

Người đại diện theo pháp luật ký kết giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thuế (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn và ủy quyền trong doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật quan trọng sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong công ty hợp danh.
• Các quy định về đại diện và ủy quyền trong Bộ luật Dân sự.

Tại sao Công ty hợp danh cần Giấy ủy quyền này?

Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức kinh doanh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đối với công ty hợp danh, các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu các thành viên này không trực tiếp đi nộp hồ sơ, họ phải ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thực hiện thay.

Hóa đơn GTGT và con dấu doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng trong thủ tục phát hành (ảnh minh họa)

Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được trình bày chuyên nghiệp, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN
Số: ……/GUQ-2019

(Về việc thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Bên A):

Họ và tên: ……………………………… Giới tính: ………………

Số CMND/Thẻ căn cước: ……………… Ngày cấp: ……………… Nơi cấp: ………………

Hộ khẩu thường trú: ………………………………………………………………………………

Chức vụ: Người đại diện theo pháp luật của Công ty hợp danh …………………………

Mã số doanh nghiệp: …………………… do Sở KH&ĐT ……………… cấp ngày ………………

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Bên B):

Họ và tên: ……………………………… Giới tính: ………………

Số CMND/Thẻ căn cước: ……………… Ngày cấp: ……………… Nơi cấp: ………………

Chức vụ (nếu có): ………………………………………………………………………………

Hộ khẩu thường trú: ………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B thay mặt Bên A liên hệ với Chi cục Thuế/Cục Thuế ……………… để thực hiện thủ tục nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho Công ty hợp danh …………………………

2. Bên B có quyền lập, ký tên trên các tờ khai, văn bản cần thiết và nhận kết quả phản hồi từ cơ quan thuế liên quan đến nội dung ủy quyền nêu trên.

3. Trong quá trình thực hiện, Bên B có trách nhiệm báo cáo tiến độ và kết quả cho Bên A.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ từ Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi soạn thảo và sử dụng giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông tin chính xác: Đảm bảo các thông tin về CMND/Căn cước công dân của cả hai bên phải khớp với thực tế để tránh bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ.
• Con dấu doanh nghiệp: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu tròn của công ty hợp danh để đảm bảo giá trị pháp lý.
• Hồ sơ kèm theo: Khi đi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/Căn cước công dân và bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn (bao gồm Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC và hóa đơn mẫu).

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính, giúp quá trình làm việc với cơ quan thuế trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn.