Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam vào đầu năm 2020, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình công ty cổ phần, sở hữu và vận hành các ứng dụng bán hàng trên thiết bị di động đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, khi có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp hoặc tính năng ứng dụng, thương nhân phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi với cơ quan quản lý nhà nước. Để thuận tiện cho việc giao dịch, Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý không thể thiếu.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động ủy quyền và thương mại điện tử

Việc lập Giấy ủy quyền thay đổi thông tin ứng dụng bán hàng cần phải đối chiếu chặt chẽ với các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020, bao gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về đại diện và ủy quyền (từ Điều 134 đến Điều 143).
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP: Văn bản gốc quản lý hoạt động thương mại điện tử.
• Thông tư 59/2015/TT-BCT: Quy định chi tiết về quản lý hoạt động thương mại điện tử qua ứng dụng di động.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền để thực hiện các thủ tục hành chính về thương mại điện tử (ảnh minh họa)

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thay đổi thông tin ứng dụng?

Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 59/2015/TT-BCT, khi có sự thay đổi về một trong các thông tin liên quan đến ứng dụng đã thông báo, thương nhân phải cập nhật thông tin trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương.

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần (Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch HĐQT) sẽ là người chịu trách nhiệm chính. Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn, họ thường ủy quyền cho nhân viên pháp chế hoặc cá nhân khác thực hiện các công việc cụ thể như nộp hồ sơ, giải trình và nhận kết quả tại Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền thay đổi thông tin ứng dụng

Một bản Giấy ủy quyền chuyên nghiệp và đầy đủ cần đảm bảo các thành phần sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và thông tin của người đại diện theo pháp luật. Lưu ý chức vụ của người ký ủy quyền phải có thẩm quyền ban hành văn bản này.

2. Thông tin Bên được ủy quyền (Cá nhân thực hiện)

Ghi rõ họ tên, số Chứng minh nhân dân (hoặc Căn cước công dân), ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú của người trực tiếp đi làm thủ tục.

Việc thay đổi thông tin ứng dụng bán hàng cần được thực hiện kịp thời để tránh vi phạm hành chính (ảnh minh họa)

3. Phạm vi và thời hạn ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất để xác định giới hạn quyền hạn của người được ủy quyền. Cần ghi rõ: "Thay mặt công ty liên hệ với Bộ Công Thương để nộp hồ sơ, ký các văn bản giải trình (nếu có) và nhận kết quả thông báo thay đổi thông tin ứng dụng [Tên ứng dụng]".

"Người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi đại diện có quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự nhân danh người được đại diện." - Trích khoản 1 Điều 139 Bộ luật Dân sự 2015.

Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, theo quy định tại Nghị định 185/2013/NĐ-CP (vẫn còn hiệu lực vào tháng 02/2020), hành vi không thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin khi có sự thay đổi liên quan đến ứng dụng cung cấp dịch vụ thương mại điện tử có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Vì vậy, ngay khi có thay đổi về tên ứng dụng, biểu tượng, hoặc các chính sách bán hàng trên ứng dụng, doanh nghiệp cần nhanh chóng lập Giấy ủy quyền và thực hiện thủ tục cập nhật để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và bảo vệ uy tín của thương hiệu trên thị trường số.