Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin đăng ký của chi nhánh là điều tất yếu đối với các công ty hợp danh. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là bước pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các giao dịch này.

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền đăng ký doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp và thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc đăng ký và thông báo thay đổi thông tin.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP và đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự thực hiện.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn hóa, đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý cần thiết để Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./GUQ-2018

(Về việc thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh)

I. Bên ủy quyền (Doanh nghiệp)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền (Cá nhân thực hiện)

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan (trừ các văn bản pháp luật quy định phải do người đại diện theo pháp luật ký) để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

IV. Thời hạn ủy quyền

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện hoàn tất, trừ khi có văn bản thông báo chấm dứt ủy quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ và tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi bổ sung, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Hình thức của văn bản ủy quyền

Mặc dù pháp luật về đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc Giấy ủy quyền phải công chứng, chứng thực, nhưng văn bản này bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu hợp lệ của công ty hợp danh. Điều này nhằm xác nhận ý chí của pháp nhân đối với việc giao quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục.

2. Xuất trình giấy tờ tùy thân

Khi đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, người được ủy quyền phải mang theo bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực) để đối chiếu với thông tin ghi trên Giấy ủy quyền.

3. Phạm vi công việc cụ thể

Trong mục "Phạm vi ủy quyền", doanh nghiệp nên ghi rõ tên thủ tục cần thực hiện (ví dụ: thay đổi địa chỉ chi nhánh, thay đổi người đứng đầu chi nhánh...) để tránh việc người được ủy quyền thực hiện vượt quá thẩm quyền hoặc bị cơ quan chức năng từ chối do nội dung ủy quyền chung chung, không rõ ràng.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chỉn chu không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty hợp danh trong các giao dịch hành chính với cơ quan nhà nước.