Trong hoạt động của công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định những vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan, không phải lúc nào cổ đông cũng có thể trực tiếp tham dự. Để đảm bảo quyền lợi của mình, việc sử dụng Giấy ủy quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông là giải pháp pháp lý tối ưu và phổ biến.

Quang cảnh một buổi họp Đại hội đồng cổ đông thường niên (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền tham dự Đại hội

Theo quy định tại khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014, cổ đông cá nhân có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác tham dự họp và thực hiện quyền biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông. Việc ủy quyền này phải được lập thành văn bản theo mẫu của công ty hoặc theo quy định của pháp luật về dân sự.

"Cổ đông có thể trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp. Trường hợp cổ đông là tổ chức không có người đại diện theo ủy quyền quy định tại khoản 4 Điều 15 của Luật này thì ủy quyền cho người khác dự họp. Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty hoặc theo quy định của pháp luật về dân sự..."

Người được ủy quyền không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các cổ đông nhỏ lẻ hoặc cổ đông ở xa có thể gửi gắm quyền lợi của mình cho những người có chuyên môn hoặc người thân tín.

Việc lập Giấy ủy quyền cần tuân thủ đúng hình thức văn bản (ảnh minh họa)

Nội dung cần có trong Giấy ủy quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông

Một văn bản ủy quyền hợp pháp và có giá trị sử dụng tại cuộc họp cần đảm bảo các thông tin cơ bản sau:

• Thông tin bên ủy quyền: Họ tên, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ thường trú, mã số cổ đông và số lượng cổ phần sở hữu.
• Thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, số định danh cá nhân và địa chỉ liên lạc rõ ràng.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ người được ủy quyền có quyền tham dự, thảo luận, biểu quyết về tất cả các vấn đề tại đại hội hay chỉ một số nội dung cụ thể.
• Thời hạn ủy quyền: Thông thường sẽ kết thúc khi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đó bế mạc.

Mẫu Giấy ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông (Dành cho cá nhân)

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác mà quý cổ đông có thể tham khảo và áp dụng cho các kỳ đại hội trong năm 2018:

Những lưu ý quan trọng khi lập giấy ủy quyền

Để văn bản ủy quyền không bị từ chối khi làm thủ tục check-in tại đại hội, cổ đông cần lưu ý:

• Chữ ký: Chữ ký của bên ủy quyền phải khớp với chữ ký đã đăng ký tại sổ đăng ký cổ đông của công ty hoặc trên các hồ sơ giao dịch trước đó.
• Gửi văn bản: Một số công ty yêu cầu gửi bản gốc giấy ủy quyền về trụ sở trước một khoảng thời gian nhất định hoặc xuất trình ngay tại bàn đón tiếp. Hãy đọc kỹ thông báo mời họp để thực hiện đúng.
• Hủy bỏ ủy quyền: Cổ đông vẫn có quyền trực tiếp đi họp dù đã lập giấy ủy quyền, khi đó văn bản ủy quyền sẽ mặc nhiên hết hiệu lực tại thời điểm cổ đông đăng ký tham dự trực tiếp.

Việc nắm vững các quy định về ủy quyền không chỉ giúp cổ đông bảo vệ quyền lợi tài sản mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp theo đúng tinh thần của pháp luật hiện hành.