Trong quá trình tái cấu trúc hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh, việc đóng cửa các đơn vị phụ thuộc là thủ tục hành chính bắt buộc. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục tại cơ quan chức năng, việc lập Giấy ủy quyền chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là bước đi pháp lý không thể thiếu.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật của công ty có trách nhiệm thực hiện các thông báo về hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, các cấp lãnh đạo thường ủy quyền cho nhân viên hoặc các đơn vị dịch vụ pháp lý để tối ưu hóa thời gian.

Giấy ủy quyền đóng vai trò là căn cứ pháp lý để cán bộ tại Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ từ người không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Nếu thiếu văn bản này, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay từ bước tiếp nhận ban đầu.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh năm 2018)

Tại thời điểm tháng 10/2018, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về đơn vị phụ thuộc và thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018): Sửa đổi, bổ sung một số điều về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa các bước thực hiện.

Mẫu Giấy ủy quyền chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch với cơ quan nhà nước:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------o0o----------

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ...............................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ........................................ Chức vụ: ........................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: ............................
Số CMND/Thẻ căn cước: ................. do ..................... cấp ngày: ..........................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: .............................................................................
Chỗ ở hiện tại: ........................................................................................................

III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt công ty thực hiện các công việc sau tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố .....................:
- Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện (Tên VPĐD: .....................);
- Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký (nếu có);
- Nhận kết quả (Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện).

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên vào các giấy tờ, biểu mẫu cần thiết theo quy định của pháp luật để hoàn tất thủ tục nêu trên.

Hiệu lực: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin

Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau khi soạn thảo:

• Thông tin doanh nghiệp: Phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
• Thông tin người được ủy quyền: Cần ghi chính xác số CMND hoặc Thẻ căn cước công dân. Khi đi nộp hồ sơ, người này phải mang theo bản chính để đối chiếu.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ ràng các hành động được phép thực hiện (nộp, sửa, nhận kết quả) để tránh việc phải làm lại giấy ủy quyền nhiều lần.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2018

Theo quy định tại Điều 59 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đó.

Ngoài ra, từ tháng 10/2018, việc khuyến khích đăng ký qua mạng điện tử đang được đẩy mạnh. Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng để thực hiện thủ tục, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại đáng kể.

Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và đúng luật.