Tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin doanh nghiệp chính xác

Trong quá trình hoạt động, việc đảm bảo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp luôn khớp với thực tế là nghĩa vụ bắt buộc của mọi tổ chức. Khi phát hiện sai sót hoặc có sự thay đổi về thông tin liên hệ, địa chỉ (không làm thay đổi địa giới hành chính), hay các thông tin bổ trợ khác, Công ty TNHH một thành viên cần thực hiện thủ tục thông báo cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy người đại diện theo pháp luật thường bận rộn với các hoạt động điều hành trực tiếp. Do đó, việc sử dụng Giấy ủy quyền để giao phó trách nhiệm cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ là giải pháp tối ưu và hoàn toàn hợp pháp.

Cơ sở pháp lý về việc ủy quyền trong đăng ký doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm tháng 10/2018, các hoạt động ủy quyền này được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống pháp luật hiện hành. Cụ thể:

• Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp.
• Đặc biệt, theo Điều 15 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 10/10/2018), người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Ngoài ra, các nguyên tắc chung về đại diện theo ủy quyền cũng phải tuân thủ quy định tại Bộ luật Dân sự 2015.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục cập nhật thông tin Công ty TNHH MTV

Dưới đây là mẫu văn bản ủy quyền được thiết kế đầy đủ các trường thông tin cần thiết để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
____________

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ-...

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................................. do ................................. cấp ngày .....................

Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................................. Chức vụ: .............................

Số CMND/Thẻ căn cước: ................................. do ........................... cấp ngày .....................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (CÁ NHÂN THỰC HIỆN)

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: ............................................

Số Chứng minh nhân dân: ................................. do ........................... cấp ngày .....................

Hộ khẩu thường trú: ...............................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: .......................................................................................................................

III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố .................................:

• Nộp hồ sơ thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp cho Công ty.
• Nhận kết quả (Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới).
• Ký các giấy tờ, hồ sơ bổ sung, sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có).

2. Bên được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện đúng phạm vi công việc được giao và báo cáo kết quả cho Bên ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất các nội dung công việc nêu trên hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền năm 2018

Để hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau theo tinh thần của Nghị định 78/2015/NĐ-CP:

1. Kèm theo giấy tờ định danh: Khi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải xuất trình bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).
2. Tính pháp lý của chữ ký: Giấy ủy quyền phải có chữ ký trực tiếp của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty.
3. Không bắt buộc công chứng: Theo quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực trừ khi doanh nghiệp có yêu cầu riêng. Tuy nhiên, việc trình bày rõ ràng, sạch sẽ là yếu tố cần thiết để tạo thiện cảm với cán bộ tiếp nhận.

Việc cập nhật thông tin kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo sự tin tưởng cho đối tác khi tra cứu thông tin trên hệ thống quốc gia. Hy vọng mẫu Giấy ủy quyền trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách thuận lợi nhất.