Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với loại hình Công ty hợp danh, việc thực hiện các thủ tục hành chính về thuế đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng quý là báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Để tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp thường thực hiện ủy quyền cho cá nhân phụ trách trực tiếp làm việc với cơ quan thuế.

Cơ sở pháp lý về báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, các tổ chức trả thu nhập có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (dù là tự in hay mua của cơ quan thuế) đều phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng theo định kỳ.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC, hàng quý tổ chức sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.

Đặc thù ủy quyền trong Công ty hợp danh

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Tuy nhiên, để thuận tiện cho các giao dịch cụ thể với cơ quan thuế, Hội đồng thành viên hoặc người đại diện theo pháp luật có thể ký Giấy ủy quyền cho kế toán hoặc nhân viên pháp chế thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ báo cáo.

Mẫu Giấy ủy quyền báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, phù hợp với quy định pháp luật năm 2019 dành cho các Công ty hợp danh:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ

(Về việc báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN)

I. Bên ủy quyền (Sau đây gọi là Bên A):

• Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ................. do ................. cấp ngày ........................................
• Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .................................

II. Bên được ủy quyền (Sau đây gọi là Bên B):

• Họ và tên: ............................................................ Giới tính: ....................................
• Chứng minh nhân dân số: ................. do ................. cấp ngày .................................
• Hộ khẩu thường trú: ...................................................................................................
• Chỗ ở hiện tại: ............................................................................................................

III. Nội dung và phạm vi ủy quyền:

1. Bên B được thay mặt Bên A liên hệ với Chi cục Thuế/Cục Thuế ................. (nơi doanh nghiệp đăng ký sử dụng chứng từ) để thực hiện các công việc sau:

• Nộp hồ sơ Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN các quý trong năm 2019.
• Giải trình các vấn đề liên quan đến số liệu báo cáo (nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế).
• Nhận các thông báo, kết quả phản hồi từ cơ quan thuế liên quan đến thủ tục nêu trên.

2. Bên B có quyền lập, ký tên trên các văn bản, giấy tờ cần thiết và thực hiện các hành vi pháp lý phù hợp trong phạm vi ủy quyền để hoàn thành nhiệm vụ.

IV. Thời hạn ủy quyền:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành các công việc nêu trên hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền từ Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu công ty)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi lập Giấy ủy quyền, Công ty hợp danh cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính pháp lý cao nhất:

• Thông tin chính xác: Đảm bảo thông tin về mã số thuế, địa chỉ và thông tin cá nhân của người được ủy quyền phải khớp với hồ sơ đăng ký thuế và giấy tờ tùy thân.
• Con dấu công ty: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu hợp pháp của công ty hợp danh.
• Trách nhiệm: Bên ủy quyền phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các hồ sơ, chứng từ mà bên được ủy quyền đã nộp.

Việc sử dụng mẫu giấy ủy quyền chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc mà còn tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.