Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam đầu năm 2020, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, có nhiều tình huống phát sinh khiến doanh nghiệp cần phải tạm dừng sử dụng chứng thư số để đảm bảo an toàn thông tin hoặc thay đổi nhân sự quản lý. Việc nắm vững quy trình và mẫu Giấy đề nghị tạm dừng chứng thư số theo đúng quy định pháp luật hiện hành là vô cùng cần thiết.

Sử dụng chữ ký số an toàn là yếu tố then chốt trong giao dịch điện tử doanh nghiệp năm 2020 (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc tạm dừng chứng thư số năm 2020

Hoạt động chứng thực chữ ký số tại thời điểm tháng 01/2020 được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Giao dịch điện tử 2005 và văn bản hướng dẫn chi tiết nhất là Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số của thuê bao sẽ bị tạm dừng trong các trường hợp cụ thể sau:

1. Chứng thư số của thuê bao bị tạm dừng trong các trường hợp sau đây:
a) Khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng xác minh là chính xác;
b) Khi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có căn cứ để khẳng định rằng chứng thư số được cấp không tuân theo các quy định... hoặc khi phát hiện ra bất cứ sai sót nào có ảnh hưởng đến quyền lợi của thuê bao và người nhận;
c) Khi có yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông;
d) Theo điều kiện tạm dừng chứng thư số đã được quy định trong hợp đồng giữa thuê bao và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Tại sao Công ty TNHH cần tạm dừng chứng thư số?

Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý chứng thư số thường gắn liền với người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng. Các tình huống phổ biến dẫn đến việc gửi Giấy đề nghị tạm dừng bao gồm:

• Thay đổi nhân sự: Khi người giữ thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token) nghỉ việc hoặc chuyển công tác mà chưa kịp bàn giao chính thức.
• Nghi ngờ lộ khóa bí mật: Khi doanh nghiệp phát hiện dấu hiệu truy cập trái phép hoặc mất thiết bị Token.
• Tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp tạm dừng hoạt động trong một khoảng thời gian và muốn bảo mật chữ ký số.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Phục vụ công tác điều tra hoặc thanh tra theo quy định.

Việc tạm dừng chứng thư số giúp ngăn chặn các rủi ro pháp lý khi có biến động về nhân sự hoặc an ninh (ảnh minh họa)

Hướng dẫn soạn thảo Giấy đề nghị tạm dừng chứng thư số chuẩn nhất

Để yêu cầu được chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin trong mẫu đơn. Dưới đây là nội dung chi tiết mà một bản Giấy đề nghị cần có:

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM DỪNG CHỨNG THƯ SỐ

Kính gửi: ..............................................................................
(Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số - ví dụ: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA...)

(Tên doanh nghiệp): ............................................................................
Đề nghị Quý đơn vị tạm dừng chứng thư số với các thông tin chi tiết như sau:

1. Thông tin chủ thuê bao

• Mã số doanh nghiệp: ..................................... do Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày..................
• Địa chỉ trụ sở chính: ..........................................................................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà .................................................... Chức vụ: ...........................
• Số CMND/CCCD: ......................... cấp ngày: .................. tại: ........................................

2. Thông tin về chứng thư số đề nghị tạm dừng

• Mã số chứng thư (Serial Number): ...................................
• Thời điểm bắt đầu tạm dừng: Từ ...... giờ ...... ngày ....../....../......
• Thời hạn tạm dừng dự kiến: ..........................................
• Lý do tạm dừng: ............................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các thông tin nêu trên và các giao dịch phát sinh (nếu có) trước thời điểm chứng thư số được tạm dừng chính thức trên hệ thống.

Lưu ý quan trọng sau khi gửi đề nghị

Sau khi gửi văn bản, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ (CA) để xác nhận việc tiếp nhận. Theo khoản 2 Điều 28 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, tổ chức cung cấp dịch vụ phải thông báo ngay cho thuê bao và công bố trên cơ sở dữ liệu về việc tạm dừng này. Khi muốn sử dụng lại, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục phục hồi chứng thư số theo quy định.