Tầm quan trọng của chứng thư số đối với doanh nghiệp năm 2020

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam đầu năm 2020, việc sở hữu chứng thư số đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Chứng thư số không chỉ phục vụ kê khai thuế, bảo hiểm xã hội mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để xác thực các giao dịch điện tử.

Doanh nhân thực hiện ký số trong văn phòng hiện đại (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc cấp khóa chứng thư số

Tại thời điểm năm 2020, hoạt động cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật trọng tâm sau:

• Luật Giao dịch điện tử 2005: Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và thông điệp dữ liệu.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số.

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, cặp khóa (khóa bí mật và khóa công khai) là thành phần cốt lõi để tạo ra chữ ký số hợp lệ.

Hướng dẫn kê khai Giấy đề nghị cấp khóa

Để được cấp cặp khóa, doanh nghiệp cần hoàn thiện Giấy đề nghị với các thông tin chính xác sau:

1. Thông tin doanh nghiệp

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, thông tin về người đại diện theo pháp luật phải được cập nhật mới nhất.

Quy trình ký số đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu (ảnh minh họa)

2. Thông tin về cặp khóa đề nghị

Doanh nghiệp nêu rõ yêu cầu cấp mới hoặc cấp lại khóa bí mật. Khóa bí mật thường được lưu trữ trong thiết bị chuyên dụng như USB Token để đảm bảo an toàn.

Mẫu Giấy đề nghị cấp khóa chứng thư số chuẩn

Dưới đây là mẫu văn bản doanh nghiệp có thể tham khảo:

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP KHÓA

Kính gửi: (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số)

(Tên doanh nghiệp) đề nghị cấp khóa bí mật và khóa công khai cho các thông tin sau:

1. Thông tin doanh nghiệp:

• Tên doanh nghiệp: ............................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ............................................................................
• Đại diện theo pháp luật: ........................................................................

2. Cam kết của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của thông tin và nghĩa vụ bảo mật khóa bí mật theo quy định tại Điều 77 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Lưu ý về nghĩa vụ của thuê bao

Sau khi được cấp khóa, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối khóa bí mật. Mọi giao dịch được thực hiện bằng chữ ký số tương ứng với khóa bí mật đã cấp đều được coi là do doanh nghiệp thực hiện và có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có ký tên, đóng dấu.