Trong quá trình giải thể hoặc thay đổi hình thức pháp lý, việc hoàn trả con dấu cho cơ quan Công an là một bước thủ tục hành chính bắt buộc đối với nhiều loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt, với những doanh nghiệp được thành lập và cấp dấu trước thời điểm Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, việc quản lý con dấu vẫn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của cơ quan chức năng.

Tại sao doanh nghiệp phải làm công văn trả lại con dấu?

Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, các cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ phải có trách nhiệm nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an đã cấp trước đó.

Việc trả lại con dấu không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về sau, như việc con dấu bị lợi dụng để đóng dấu vào các văn bản trái pháp luật sau khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.

Nội dung chi tiết mẫu Công văn xin trả lại con dấu

Một văn bản xin trả lại con dấu chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về pháp nhân và lý do trả dấu. Dưới đây là mẫu văn bản chi tiết:

(Tên doanh nghiệp) ---------------------- Số: ......../CV-...

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ................, ngày ... tháng ... năm ...

Kính gửi: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội - Công an tỉnh/thành phố …

1. Tên doanh nghiệp: .............................................................................................................

2. Địa chỉ trụ sở chính: ....................................................................................................................

3. Mã số doanh nghiệp: ................. do Sở Kế hoạch và Đầu tư ................. cấp ngày .../.../...

4. Người đại diện theo pháp luật: .................................................................................................

Chức danh: ....................................................................................................................

Bằng công văn này, chúng tôi kính trình bày với Quý cơ quan việc như sau:

Căn cứ theo Quyết định số ... ngày .../.../... của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể doanh nghiệp do kinh doanh không hiệu quả (hoặc lý do khác phù hợp thực tế).

Để hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại Điều 201 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp kính đề nghị cơ quan Công an tiến hành thủ tục thu hồi con dấu pháp nhân và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của công ty.

Doanh nghiệp cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin nêu trên.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu hồ sơ công ty.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Quy trình nộp lại con dấu tại cơ quan Công an

Để thực hiện việc trả dấu một cách nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Công văn xin trả lại con dấu (theo mẫu trên).
• Con dấu pháp nhân hiện đang sử dụng.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bản gốc do cơ quan Công an cấp.
• Bản sao Quyết định giải thể hoặc văn bản chứng minh lý do trả dấu.
• Giấy giới thiệu cho người trực tiếp đi nộp dấu (nếu không phải đại diện pháp luật).

Sau khi tiếp nhận, cơ quan Công an sẽ kiểm tra và lập biên bản thu hồi con dấu. Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hoặc biên bản xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ nộp lại con dấu để tiếp tục thực hiện các bước giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lưu ý quan trọng:

Kể từ ngày 01/07/2015, theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, với những con dấu được làm trước thời điểm này và do cơ quan Công an quản lý, thủ tục trả dấu vẫn phải thực hiện tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.