Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc tuân thủ các quy định về lao động và công đoàn là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ, việc thành lập Công đoàn cơ sở đôi khi chưa thể thực hiện ngay do chưa đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Để hoàn tất các thủ tục hành chính như thông báo thang lương, bảng lương, doanh nghiệp cần có sự xác nhận từ Công đoàn cấp trên.

Tại sao doanh nghiệp cần Công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn?

Theo quy định tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP và sau này là Nghị định 121/2018/NĐ-CP, khi xây dựng thang lương, bảng lương, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có Công đoàn cơ sở, pháp luật yêu cầu phải có sự xác nhận của Công đoàn cấp trên trực tiếp về việc doanh nghiệp chưa đủ điều kiện hoặc chưa thành lập tổ chức này. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý nhà nước về lao động (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động) tiếp nhận hồ sơ thang lương, bảng lương của đơn vị.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh 2019)

Việc soạn thảo công văn này cần dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm năm 2019, bao gồm:

• Luật Công đoàn 2012: Quy định về quyền và trách nhiệm thành lập tổ chức công đoàn.
• Bộ luật Lao động 2012: Khung pháp lý chung về quan hệ lao động.
• Nghị định 121/2018/NĐ-CP: Sửa đổi quy định về việc gửi thang lương, bảng lương (miễn thủ tục gửi đối với doanh nghiệp dưới 10 lao động).

Mẫu Công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn cơ sở

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với thông tin thực tế của đơn vị mình:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ……/CV-… V/v: Đề nghị xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------o0o---------- …, ngày … tháng … năm 2019

KÍNH GỬI: BAN THƯỜNG VỤ LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG (QUẬN/HUYỆN/THÀNH PHỐ)...

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp / Mã số thuế: .................................................................................

Địa chỉ trụ sở: ...............................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ........................................ Chức vụ: ............................

Tổng số lao động hiện có: ........... người.

Căn cứ vào các quy định của Luật Công đoàn 2012 và tình hình thực tế tại đơn vị, Công ty chúng tôi hiện nay chưa đủ điều kiện để tiến hành thành lập Công đoàn cơ sở (do số lượng lao động ít hoặc các lý do khách quan khác theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam).

Để hoàn tất các thủ tục hành chính về lao động, cụ thể là việc xây dựng và thông báo hệ thống thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước theo quy định tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP, Công ty kính đề nghị Ban thường vụ Liên đoàn Lao động (Quận/Huyện)... xem xét và xác nhận nội dung nêu trên.

Chúng tôi cam kết sẽ thực hiện việc thành lập Công đoàn cơ sở ngay khi đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Công đoàn cấp trên.

Rất mong nhận được sự quan tâm, hỗ trợ của Quý cơ quan.

Trân trọng cảm ơn./.

XÁC NHẬN CỦA CÔNG ĐOÀN CẤP TRÊN (Ký tên và đóng dấu)

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

1. Về số lượng lao động: Theo hướng dẫn thi hành Điều lệ Công đoàn Việt Nam, thông thường doanh nghiệp có từ 05 lao động trở lên có nguyện vọng gia nhập Công đoàn thì mới đủ điều kiện thành lập Công đoàn cơ sở.

2. Hồ sơ kèm theo: Khi gửi công văn này, doanh nghiệp nên đính kèm danh sách trích ngang người lao động và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để Công đoàn cấp trên có cơ sở đối chiếu.

3. Thời hạn giải quyết: Thông thường, sau khi nhận được đề nghị hợp lệ, Công đoàn cấp trên sẽ tiến hành kiểm tra và trả lời trong vòng 03 - 05 ngày làm việc.

Việc chủ động thực hiện các thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc bảo vệ quyền lợi của người lao động và sự phát triển bền vững của đơn vị trong tương lai.