Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu là tài sản trí tuệ vô giá của doanh nghiệp, khẳng định quyền sở hữu độc quyền và bảo vệ thương hiệu trước các hành vi xâm phạm. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, không ít công ty cổ phần gặp phải tình huống trớ trêu như thất lạc, hư hỏng hoặc mất cắp văn bằng này. Vậy làm thế nào để được cấp lại và quy định hiện hành năm 2026 có gì mới? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này theo các văn bản pháp luật mới nhất.

1. Các trường hợp được phép yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ

Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Nghị định 65/2023/NĐ-CP, chủ sở hữu văn bằng bảo hộ nhãn hiệu có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại văn bằng trong các trường hợp sau:

• Văn bằng bảo hộ bị mất: Doanh nghiệp không còn lưu giữ được bản gốc do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan.
• Văn bằng bị hư hỏng: Bản gốc bị rách, bẩn, phai mờ đến mức không thể đọc được nội dung hoặc bị tháo rời, không còn giữ được dấu niêm phong của cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý rằng, việc cấp lại văn bằng sẽ đi kèm với nghĩa vụ nộp phí và lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

2. Thành phần hồ sơ cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

Để thực hiện thủ tục, công ty cổ phần cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ: Sử dụng mẫu quy định, trong đó nêu rõ lý do yêu cầu cấp lại (mất hoặc hỏng).
• Bản gốc văn bằng bảo hộ: Chỉ áp dụng đối với trường hợp yêu cầu cấp lại do văn bằng bị hỏng, rách, bẩn hoặc phai mờ.
• 02 mẫu nhãn hiệu: Phải trùng khớp hoàn toàn với mẫu nhãn hiệu đã được bảo hộ trên văn bằng gốc.
• Giấy ủy quyền: Nếu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.
• Chứng từ nộp phí, lệ phí: Bản sao biên lai hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng.

3. Quy trình xử lý hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Quy trình xử lý diễn ra như sau:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận đơn, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ra quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.

Bước 2: Khắc phục thiếu sót (nếu có)
Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Cục sẽ thông báo để doanh nghiệp sửa đổi hoặc bổ sung trong thời hạn 02 tháng. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đạt, yêu cầu cấp lại sẽ bị từ chối.

4. Chi phí và lệ phí thực hiện

Theo quy định tại Thông tư 263/2016/TT-BTC, các khoản phí cơ bản mà doanh nghiệp cần nộp bao gồm:

- Phí công bố Quyết định cấp lại văn bằng: 120.000 đồng/đơn;
- Phí đăng bạ Quyết định cấp lại văn bằng: 120.000 đồng/văn bằng.

Việc nộp phí có thể thực hiện trực tiếp hoặc chuyển khoản qua hệ thống Kho bạc Nhà nước của Cục Sở hữu trí tuệ. Doanh nghiệp cần lưu ý ghi đúng nội dung chuyển tiền để tránh việc hồ sơ bị chậm trễ do chưa xác nhận được phí.

Việc chủ động thực hiện thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi pháp lý mà còn duy trì uy tín thương hiệu trên thị trường. Nếu gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi nhất.