Trong hoạt động kinh doanh và xác lập quyền sở hữu trí tuệ, văn bằng bảo hộ (như Bằng độc quyền sáng chế, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu...) là tài sản vô cùng quý giá của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp các văn bằng này bị thất lạc, hư hỏng hoặc cần thêm bản sao cho các đồng chủ sở hữu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp phó bản văn bằng bảo hộ đối tượng sở hữu công nghiệp theo đúng quy định pháp luật tại thời điểm năm 2019.

Chuyên gia pháp lý hướng dẫn về văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp (ảnh minh họa)

1. Cấp phó bản văn bằng bảo hộ là gì và áp dụng cho trường hợp nào?

Theo quy định tại Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 16/2016/TT-BKHCN), việc cấp phó bản văn bằng bảo hộ được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Trường hợp sở hữu chung: Khi quyền sở hữu công nghiệp thuộc về nhiều tổ chức, cá nhân chung nhau, văn bằng bảo hộ gốc chỉ được cấp cho người đứng đầu danh sách. Các đồng chủ sở hữu còn lại có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản văn bằng bảo hộ cho mình.
• Trường hợp văn bằng bị hỏng hoặc mất: Chủ sở hữu có thể yêu cầu cấp lại phó bản nếu bản phó bản đã cấp trước đó bị mất, rách, bẩn hoặc phai mờ đến mức không sử dụng được.

"Trường hợp quyền sở hữu công nghiệp thuộc sở hữu chung, văn bằng bảo hộ sẽ chỉ được cấp cho người đầu tiên trong danh sách những người nộp đơn chung. Các chủ sở hữu chung khác có thể yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản văn bằng bảo hộ, với điều kiện phải nộp phí dịch vụ cấp phó bản." (Trích Điểm 18.3 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN)

2. Thành phần hồ sơ yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ năm 2019

Để thực hiện thủ tục này, chủ đơn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

• Tờ khai yêu cầu cấp phó bản: Sử dụng mẫu số 03-PBVB/GCN quy định tại Phụ lục C của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN.
• Mẫu đối tượng sở hữu công nghiệp: 02 mẫu nhãn hiệu, 02 bộ ảnh chụp hoặc bản vẽ kiểu dáng công nghiệp (phải trùng khớp hoàn toàn với mẫu trong văn bằng bảo hộ gốc).
• Giấy ủy quyền: Nếu chủ đơn thực hiện thủ tục thông qua các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp.
• Chứng từ nộp phí, lệ phí: Bản sao biên lai hoặc chứng từ chuyển khoản lệ phí nhà nước.

Ký kết tờ khai yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ (ảnh minh họa)

3. Trình tự thực hiện thủ tục tại Cục Sở hữu trí tuệ

Quy trình xử lý hồ sơ cấp phó bản được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hệ thống đăng ký quốc gia:

1. Tiếp nhận hồ sơ: Chủ đơn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Cục Sở hữu trí tuệ (Hà Nội) hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
2. Thẩm định hồ sơ: Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận đơn, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét yêu cầu.
3. Ra quyết định: Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ra quyết định cấp phó bản và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp. Nếu hồ sơ có thiếu sót, Cục sẽ thông báo để chủ đơn sửa đổi trong thời hạn 02 tháng.

4. Các khoản phí và lệ phí cần nộp

Căn cứ theo Thông tư 263/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản phí cơ bản bao gồm:

• Lệ phí cấp phó bản văn bằng bảo hộ: 120.000 đồng/văn bằng.
• Phí công bố quyết định cấp phó bản: 120.000 đồng/đơn.
• Phí đăng bạ thông tin cấp phó bản: 120.000 đồng/văn bằng.

Việc nắm vững các quy định về thủ tục hành chính không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp đối với các đối tượng sở hữu trí tuệ mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình vận hành. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc soạn thảo tờ khai hoặc chuẩn bị mẫu đối tượng, hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp.