Việc thất lạc, hư hỏng hồ sơ gốc sau hàng chục năm là nỗi lo lắng thường trực của rất nhiều người lao động từng làm việc trong khu vực Nhà nước trước thời điểm năm 1995. Nếu không chứng minh được thời gian công tác này, người lao động có nguy cơ mất đi một khoản lương hưu hoặc trợ cấp đáng kể. Tuy nhiên, theo hướng dẫn mới nhất tại Công văn 3595/LĐTBXH-BHXH năm 2020, cánh cửa quyền lợi đã được mở rộng hơn với những quy định tháo gỡ cụ thể.

1. Hồ sơ gốc bao gồm những loại giấy tờ nào?

Theo quy định chung về quản lý lao động và bảo hiểm xã hội, hồ sơ gốc là căn cứ pháp lý cao nhất để xác định quá trình cống hiến của cá nhân. Cụ thể, các loại giấy tờ được coi là hồ sơ gốc bao gồm:

• Quyết định tuyển dụng, quyết định điều động, chuyển công tác hoặc hợp đồng lao động được ký kết hợp pháp.
• Các quyết định nâng lương, chuyển xếp lương qua các thời kỳ.
• Quyết định nghỉ việc, quyết định phục viên, xuất ngũ hoặc chuyển ngành.
• Lý lịch cán bộ, lý lịch công nhân viên chức có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm đó.

Nếu người lao động vẫn còn giữ được một trong các loại giấy tờ này thể hiện rõ thời gian làm việc trong khu vực Nhà nước trước ngày 01/01/1995, cơ quan BHXH sẽ căn cứ vào đó để tính thời gian đóng BHXH theo quy định tại khoản 7 Điều 23 Nghị định 115/2015/NĐ-CP.

2. Giải pháp khi mất hồ sơ gốc: Dùng giấy tờ thay thế

Trong trường hợp không còn hồ sơ gốc, người lao động không nên quá hoang mang. Công văn 3595/LĐTBXH-BHXH đã hướng dẫn BHXH Việt Nam xem xét, quyết định tính thời gian công tác dựa trên các nguồn tài liệu khác mang tính bổ trợ.

Các giấy tờ có thể dùng để đối chiếu, xem xét bao gồm:

• Lý lịch Đảng viên, lý lịch đoàn viên (nếu có).
• Sổ lao động được cấp theo quy định cũ.
• Danh sách trả lương, sổ theo dõi nhân sự của đơn vị cũ còn lưu trữ.
• Các loại bằng khen, giấy khen hoặc huân, huy chương có ghi nhận thời gian công tác tại đơn vị.

3. Thủ tục xác nhận thời gian công tác gián đoạn hoặc đã nghỉ việc

Đối với những trường hợp có thời gian công tác gián đoạn hoặc đã nghỉ việc trước ngày 01/01/1995 mà mất hồ sơ gốc, người lao động cần thực hiện các bước sau:

"Nội dung văn bản xác nhận của cơ quan quản lý người lao động phải bao gồm: Lý do không còn hồ sơ gốc; thời điểm tuyển dụng; diễn biến quá trình công tác; tiền lương; lý do nghỉ việc..."

Người lao động gửi đơn đề nghị kèm theo văn bản xác nhận nêu trên và các tài liệu liên quan đến BHXH tỉnh/thành phố nơi đang cư trú hoặc nơi đóng BHXH cuối cùng để được thẩm định. Cơ quan BHXH sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan để xác minh tính xác thực của thông tin trước khi ra quyết định cuối cùng.

4. Lưu ý về trợ cấp thôi việc và trợ cấp một lần

Một điểm cực kỳ quan trọng mà người lao động cần lưu ý là điều kiện về việc hưởng trợ cấp. Nếu người lao động đã đủ điều kiện hưởng nhưng chưa giải quyết trợ cấp thôi việc, trợ cấp một lần, trợ cấp xuất ngũ hoặc phục viên thì thời gian đó mới được tính là thời gian đã đóng BHXH. Nếu đã nhận các khoản trợ cấp này, thời gian đó sẽ không được tính gộp để hưởng chế độ hưu trí sau này.

Việc tính toán thời gian công tác trước năm 1995 không chỉ ảnh hưởng đến mức lương hưu mà còn liên quan trực tiếp đến các chế độ tử tuất, bảo hiểm y tế sau này. Do đó, người lao động nên chủ động rà soát lại hồ sơ và thực hiện các thủ tục xác nhận càng sớm càng tốt theo hướng dẫn của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.