Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng nhất ghi nhận sự ra đời và tư cách pháp nhân của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải sự cố như thất lạc, hỏa hoạn làm cháy, hoặc do bảo quản không tốt dẫn đến rách, nát giấy tờ này. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc cấp lại cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cấp lại năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các doanh nghiệp cần đối chiếu quy định tại các văn bản sau để thực hiện thủ tục:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về hồ sơ, biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ linh hoạt:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh. Đây là phương thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp căn cứ vào ngày hẹn trên Giấy biên nhận để đến nhận kết quả. Khi đi cần mang theo:

• Giấy biên nhận hồ sơ;
• Bản gốc Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đi nhận kết quả;
• Văn bản ủy quyền (nếu người đi nhận không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty).

Thành phần hồ sơ chi tiết doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Văn bản ủy quyền: Cho cá nhân thực hiện thủ tục (nếu có).
3. Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ: Bản sao hợp lệ CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu.

"Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp." (Trích Điều 58 Nghị định 78/2015/NĐ-CP)

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thông tin trên Giấy chứng nhận cấp lại sẽ hoàn toàn trùng khớp với thông tin trên hệ thống dữ liệu quốc gia tại thời điểm cấp. Nếu doanh nghiệp có thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh mà chưa cập nhật, cần thực hiện thủ tục thay đổi song song hoặc sau khi đã có giấy chứng nhận mới.

Ngoài ra, lệ phí cấp lại được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Việc nắm vững quy trình này giúp Công ty TNHH hai thành viên trở lên nhanh chóng ổn định hoạt động giao dịch với đối tác và ngân hàng.