Trong bối cảnh ngành Thuế đang đẩy mạnh chuyển đổi số và chuẩn hóa dữ liệu mã số thuế (MST) theo mã định danh cá nhân, tình trạng mã số thuế cá nhân bị trùng CMND/CCCD trở thành một rào cản pháp lý khiến không ít người lao động và doanh nghiệp lúng túng. Việc bị trùng số định danh không chỉ gây khó khăn trong việc kê khai, quyết toán thuế mà còn tiềm ẩn rủi ro về việc bị lợi dụng thông tin cá nhân.

Xử lý trùng mã số thuế là thủ tục bắt buộc để đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về tính duy nhất của mã số thuế cá nhân

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019:

"Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước."

Nguyên tắc "một cá nhân - một mã số" là nền tảng để cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ nộp thuế của công dân. Tuy nhiên, thực tế triển khai lại phát sinh nhiều trường hợp hệ thống báo trùng, khiến việc đăng ký mới không thể thực hiện được.

Vì sao mã số thuế lại bị trùng CMND/CCCD?

Có ba nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng trớ trêu này mà người nộp thuế cần lưu ý:

• Sai sót lịch sử trong cấp số CMND: Trước đây, việc cấp CMND được thực hiện thủ công tại các địa phương. Một số trường hợp hai cá nhân ở hai tỉnh khác nhau nhưng lại được cấp cùng một số CMND. Khi cả hai cùng đăng ký thuế, hệ thống sẽ ghi nhận sự trùng lặp.
• Lợi dụng thông tin cá nhân: Đây là vấn đề nhức nhối khi một số đơn vị chi trả thu nhập sử dụng trái phép số CMND của người khác để đăng ký MST "khống" nhằm khai khống chi phí tiền lương, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Chưa chuyển đổi MST người phụ thuộc: Nhiều cá nhân trước đây là người phụ thuộc đã được cấp MST, nhưng khi đi làm và trở thành người nộp thuế, họ lại thực hiện đăng ký mới thay vì chuyển đổi thông tin, dẫn đến báo trùng trên hệ thống.

Hướng dẫn chi tiết cách xử lý mã số thuế bị trùng CMND năm 2023

Tùy vào kết quả tra cứu, quy trình xử lý sẽ được thực hiện theo các bước cụ thể dựa trên hướng dẫn tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Bước 1: Tra cứu và xác định thông tin trùng lặp

Người nộp thuế hoặc đơn vị chi trả truy cập trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra MST đang bị trùng thuộc về ai, do cơ quan thuế nào quản lý. Việc xác định đúng đối tượng bị trùng là chìa khóa để chuẩn bị hồ sơ chính xác.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế theo mẫu 05-ĐK-TCT là bước quan trọng (ảnh minh họa)

Bước 2: Xử lý theo từng trường hợp cụ thể

Trường hợp 1: Trùng CMND với một người khác hoàn toàn

Nếu thông tin tra cứu cho thấy số CMND của bạn đang gắn với tên một người lạ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ nộp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý:

• Bản in thông báo kết quả báo trùng MST từ hệ thống của cơ quan thuế.
• Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Bản sao CMND/CCCD còn hiệu lực của người lao động.

Cơ quan thuế sẽ thực hiện xác minh và thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật để tách MST, cấp MST mới cho người lao động của bạn.

Trường hợp 2: Trùng do MST người phụ thuộc

Nếu MST bị trùng chính là MST người phụ thuộc của cá nhân đó, cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế:

• Cá nhân kê khai Mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC để cập nhật thông tin từ người phụ thuộc sang người nộp thuế.
• Kèm theo bản sao CMND/CCCD mới nhất.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để tránh những rắc rối không đáng có, người nộp thuế nên chủ động thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế sang CCCD gắn chíp. Việc này không chỉ giúp đồng bộ dữ liệu quốc gia về dân cư mà còn giúp phát hiện sớm các trường hợp bị lợi dụng thông tin cá nhân để đăng ký thuế trái phép.

Nếu phát hiện mình bị doanh nghiệp lạ đăng ký MST "trộm", bạn cần gửi đơn phản ánh tới cơ quan thuế quản lý đơn vị đó. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi khai gian dối để trốn thuế sẽ bị xử phạt rất nặng và truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi gặp tình trạng trùng mã số thuế. Việc nắm vững quy định pháp luật sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình trong các giao dịch về thuế.