Việc Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC vào ngày 17/9/2021 đã chính thức xác lập lộ trình chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ. Đây không chỉ là một quy định hành chính mà còn là một cuộc cách mạng về công nghệ đối với hàng triệu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên cả nước.

Hộ kinh doanh cần chủ động tìm hiểu lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (ảnh minh họa)

1. Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC, mốc thời gian quan trọng nhất mà các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lưu ý là ngày 01/7/2022. Kể từ thời điểm này, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các đối tượng nộp thuế.

Tuy nhiên, để tạo điều kiện cho các đơn vị có thời gian chuẩn bị về hạ tầng kỹ thuật, pháp luật cũng đưa ra những khoảng lùi hợp lý cho các trường hợp đặc thù.

2. Trường hợp được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy

Không phải tất cả mọi hộ kinh doanh đều phải chuyển đổi ngay lập tức nếu chưa đáp ứng được các điều kiện cần thiết. Cụ thể, các đối tượng sau đây được phép sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Đơn vị không có hạ tầng công nghệ thông tin hoặc hệ thống phần mềm kế toán phù hợp.
• Các hộ kinh doanh mới thành lập tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.

Thời gian 12 tháng này được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022 đối với các hộ đang hoạt động, hoặc tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với các hộ mới thành lập sau ngày này.

Việc sử dụng chữ ký số là điều kiện tiên quyết để thực hiện hóa đơn điện tử (ảnh minh họa)

3. Khuyến khích áp dụng sớm trước lộ trình

Mặc dù thời hạn cuối cùng là giữa năm 2022, nhưng Bộ Tài chính đặc biệt khuyến khích các cơ quan, tổ chức và cá nhân có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nên chủ động áp dụng các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử ngay từ bây giờ (tháng 9/2021). Việc triển khai sớm không chỉ giúp doanh nghiệp làm quen với quy trình mới mà còn giảm thiểu rủi ro tắc nghẽn hệ thống khi đến sát ngày hết hạn.

4. Lời khuyên cho hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi

Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, các hộ kinh doanh cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:

• Rà soát hạ tầng: Kiểm tra thiết bị máy tính, kết nối internet và trang bị chữ ký số hợp lệ.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Đào tạo nhân sự: Cập nhật kiến thức về cách lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng mới.

Thông tư 78/2021/TT-BTC chính là "kim chỉ nam" giúp minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính cho người dân. Việc nắm vững lộ trình này sẽ giúp các hộ kinh doanh chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và vận hành của mình.