Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính về khởi nghiệp, không ít trường hợp cá nhân, tổ chức sau khi nhấn nút gửi hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mới phát hiện ra những sai sót đáng tiếc. Câu hỏi đặt ra là: Liệu chúng ta có thể "quay xe", rút lại hồ sơ đang chờ xử lý để điều chỉnh hay không? Câu trả lời là CÓ, nhưng phải tuân thủ những điều kiện và trình tự nghiêm ngặt của pháp luật.

Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để xử lý kịp thời các sai sót trong hồ sơ đăng ký (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp thường phải xin rút hồ sơ đã nộp?

Việc rút hồ sơ đăng ký doanh nghiệp xuất phát từ ý chí chủ quan của người thành lập hoặc người đại diện theo pháp luật. Dưới góc độ thực tiễn, các chuyên gia pháp lý thường ghi nhận một số tình huống phổ biến dẫn đến quyết định này:

• Nhầm lẫn về loại hình doanh nghiệp: Đây là lỗi khá nghiêm trọng, ví dụ như dự định thành lập Công ty TNHH một thành viên nhưng lại chọn nhầm sang Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty Cổ phần.
• Sai sót trong khối dữ liệu số: Người nộp hồ sơ kê khai nhầm thông tin giữa các thành viên góp vốn, sai lệch tỷ lệ sở hữu hoặc nhầm lẫn thông tin cá nhân (số CCCD, địa chỉ thường trú).
• Chọn sai loại hình đăng ký: Thay vì nộp hồ sơ "Thông báo thay đổi" (đối với ngành nghề, tài khoản ngân hàng), người dùng lại chọn nhầm sang loại "Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp".
• Thay đổi chiến lược kinh doanh đột xuất: Do các yếu tố nội bộ hoặc biến động thị trường, doanh nghiệp quyết định tạm dừng việc thành lập hoặc thay đổi thông tin để tính toán lại phương án tối ưu hơn.

Căn cứ pháp lý và điều kiện để dừng thủ tục đăng ký

Theo quy định tại khoản 5 Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quyền dừng thực hiện thủ tục được quy định như sau:

“5. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa được chấp thuận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp...”

Như vậy, có 02 điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể rút hồ sơ thành công:

1. Về thời điểm: Hồ sơ phải đang ở trạng thái "Chờ xử lý" hoặc "Đang xem xét". Một khi Phòng Đăng ký kinh doanh đã ra thông báo chấp thuận hoặc đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn không thể dùng thủ tục "dừng" mà phải chuyển sang thủ tục "thay đổi" hoặc "giải thể".
2. Về hình thức: Phải có văn bản đề nghị chính thức từ người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp gửi đến cơ quan chức năng.

Văn bản đề nghị dừng thủ tục phải được ký bởi người có thẩm quyền (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện thủ tục rút hồ sơ chi tiết

Để đảm bảo quyền lợi, doanh nghiệp cần thực hiện nhanh chóng các bước sau theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ

Hồ sơ cực kỳ đơn giản, chỉ bao gồm: Giấy đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Mẫu này được quy định tại Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Trong văn bản này, doanh nghiệp cần nêu rõ mã số hồ sơ đã nộp và lý do xin dừng.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Hiện nay, tùy vào quy định của từng địa phương, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
• Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý rằng tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp qua mạng là yêu cầu bắt buộc để giảm thiểu thủ tục giấy tờ.

Bước 3: Chờ kết quả xử lý

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và thực hiện:

• Ra thông báo về việc dừng thực hiện thủ tục và hủy hồ sơ trên hệ thống nếu yêu cầu hợp lệ.
• Trường hợp từ chối, cơ quan này phải ra thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do vì sao không cho phép dừng thủ tục.

Lưu ý về lệ phí: Thủ tục dừng thực hiện đăng ký doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp không phải nộp bất kỳ khoản phí hay lệ phí nhà nước nào cho bước này.

Lời khuyên từ chuyên gia

Dù pháp luật cho phép rút hồ sơ, nhưng việc này sẽ làm kéo dài thời gian gia nhập thị trường của doanh nghiệp. Do đó, trước khi nhấn nút gửi hồ sơ trực tuyến, người thực hiện nên kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin về vốn, ngành nghề, và đặc biệt là thông tin định danh của các thành viên. Nếu phát hiện sai sót khi hồ sơ đã nộp, hãy nhanh chóng soạn văn bản dừng thủ tục ngay lập tức để tránh việc hệ thống phê duyệt thông tin sai lệch, dẫn đến những rắc rối pháp lý phức tạp hơn về sau.