Trong giai đoạn chuẩn bị khởi nghiệp, các nhà sáng lập thường phải đối mặt với hàng loạt giao dịch cần thực hiện ngay để kịp tiến độ kinh doanh. Tuy nhiên, do tư cách pháp nhân của công ty chưa hình thành, nhiều người lo ngại về tính pháp lý của các bản hợp đồng này.

Quyền ký kết hợp đồng trước khi thành lập doanh nghiệp: Luật quy định thế nào?

Theo quy định tại Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, pháp luật Việt Nam hoàn toàn cho phép và bảo vệ quyền lợi của người thành lập doanh nghiệp trong việc xác lập các giao dịch tiền phương.

"1. Người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp."

Người thành lập doanh nghiệp ở đây được hiểu là cá nhân hoặc tổ chức thực hiện việc góp vốn, tham gia sáng lập để hình thành nên pháp nhân mới. Các loại hợp đồng phổ biến thường bao gồm: Hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý, hợp đồng mua sắm máy móc, văn phòng phẩm, hoặc các thỏa thuận góp vốn giữa các cổ đông sáng lập.

Những loại hợp đồng "tiền trạm" thường gặp và điều kiện hiệu lực

Để một bản hợp đồng ký trước khi thành lập công ty có giá trị pháp lý và được chuyển giao nghĩa vụ sau này, các bên cần lưu ý hai hình thức phổ biến:

• Giao dịch giữa người thành lập với bên thứ ba: Ví dụ như việc ký hợp đồng thuê nhà với chủ đất để làm trụ sở chính. Đây là điều kiện bắt buộc để có địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Giao dịch giữa những người thành lập với nhau: Các thỏa thuận về tỷ lệ góp vốn, quyền quản lý điều hành, hay phương án phân chia lợi nhuận và bồi thường thiệt hại nếu dự án không thành công.

Một điểm cực kỳ quan trọng là mục đích của hợp đồng phải rõ ràng: Phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Nếu hợp đồng mang tính chất cá nhân, không liên quan đến pháp nhân tương lai, nó sẽ bị điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015 thay vì Luật Doanh nghiệp.

Trách nhiệm pháp lý: Ai sẽ là người "đứng mũi chịu sào"?

Đây là vấn đề khiến nhiều nhà đầu tư lo lắng nhất. Trách nhiệm thực hiện hợp đồng sẽ thay đổi tùy thuộc vào kết quả của quá trình đăng ký kinh doanh:

1. Trường hợp doanh nghiệp được thành lập thành công: Doanh nghiệp mới sẽ mặc nhiên kế thừa các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký. Người thành lập không còn phải chịu trách nhiệm cá nhân, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
2. Trường hợp doanh nghiệp không được đăng ký thành lập: Lúc này, người ký kết hợp đồng sẽ phải trực tiếp chịu trách nhiệm. Nếu có nhiều người cùng tham gia thành lập, họ sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó theo quy định của pháp luật dân sự.

Để hạn chế rủi ro, các thành viên sáng lập nên có biên bản thỏa thuận cụ thể về việc ủy quyền cho một người đại diện ký kết và cam kết cùng chia sẻ trách nhiệm nếu việc thành lập không thành.

Bí quyết để chi phí trước thành lập được khấu trừ thuế

Nhiều doanh nghiệp sau khi thành lập đã bị cơ quan thuế loại bỏ các chi phí thuê văn phòng, mua máy móc trước đó do không đủ chứng từ hợp lệ. Để tránh tình trạng này, kế toán và chủ doanh nghiệp cần nắm vững các quy định sau:

Về Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Căn cứ điểm b khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các chi phí phát sinh trước thành lập nếu:

• Có văn bản ủy quyền của các sáng lập viên cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ.
• Hóa đơn GTGT phải đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền.
• Thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Về Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ sẽ được tính vào chi phí được trừ. Đặc biệt, các chi phí như đào tạo nhân viên, quảng cáo phát sinh trước khi thành lập sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa 03 năm.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý và chứng từ ngay từ giai đoạn "thai nghén" không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế sau này. Nếu bạn còn băn khoăn về các điều khoản trong hợp đồng, hãy tham vấn ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dự án của mình.