Một kỳ nghỉ Tết Kỷ Hợi kéo dài tới tận 9 ngày có lẽ đã làm ảnh hưởng ít nhiều đến nhịp độ công việc của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngay sau khi tiếng pháo giao thừa lùi xa và không khí du xuân dần khép lại, các chủ doanh nghiệp và bộ phận kế toán cần phải đối mặt với thực tế: hàng loạt nghĩa vụ pháp lý đang chờ đợi được hoàn tất. Việc chậm trễ không chỉ gây ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị mà còn có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính không đáng có ngay trong những ngày đầu năm mới.

Dưới đây là 4 công việc pháp lý trọng tâm mà doanh nghiệp cần ưu tiên xử lý ngay để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành trong bối cảnh đầu năm 2019.

1. Hoàn tất và nộp Báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 2018

Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất đối với mọi đơn vị kế toán khi kết thúc một năm tài chính. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm được phân định cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp:

• Đối với doanh nghiệp Nhà nước: Đơn vị kế toán phải nộp Báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Riêng đối với công ty mẹ hoặc Tổng công ty nhà nước, thời hạn này được nới lỏng hơn, chậm nhất là 90 ngày.
• Đối với doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh: Thời hạn nộp báo cáo là chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
• Đối với các đơn vị kế toán khác: Thời hạn cuối cùng là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Như vậy, đối với đa số các doanh nghiệp có kỳ kế toán kết thúc vào ngày 31/12/2018, nếu chưa kịp hoàn thành trước Tết, quý vị nhất định phải hoàn tất và gửi báo cáo đến cơ quan chức năng trước ngày 31/03/2019.

2. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tháng 01/2019

Việc quản lý hóa đơn là một phần không thể tách rời trong công tác quản lý thuế. Theo hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng trong vòng 12 tháng đầu tiên.

Thời hạn nộp báo cáo này chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Do đó, ngày 20/02/2019 chính là hạn chót để doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của tháng 01/2019. Đừng để những dư âm của ngày Tết làm quên đi mốc thời gian quan trọng này.

3. Trích nộp tiền BHXH, BHYT và BHTN tháng 02/2019

Đảm bảo quyền lợi cho người lao động thông qua việc đóng bảo hiểm đầy đủ là nghĩa vụ và cũng là cách để doanh nghiệp giữ chân nhân tài. Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, các đơn vị đóng bảo hiểm theo phương thức hàng tháng phải thực hiện trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN dựa trên quỹ tiền lương tháng của người lao động.

Khoản tiền này phải được chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng. Vì tháng 2 năm 2019 chỉ có 28 ngày, nên ngày 28/02/2019 là thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ này.

4. Thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn

Song song với việc nộp bảo hiểm, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến khoản kinh phí công đoàn. Theo quy định tại Nghị định 191/2013/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần, cùng thời điểm với việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Hạn cuối cùng cho công việc này trong tháng khai xuân cũng là ngày 28/02/2019. Việc tuân thủ đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị vận hành ngay từ những ngày đầu năm Kỷ Hợi.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Hãy lập một bảng danh mục các công việc cần làm (Checklist) và phân công cụ thể cho bộ phận chuyên trách để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ mốc thời gian nào. Chúc các doanh nghiệp một năm mới Kỷ Hợi hanh thông và thịnh vượng!