Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thất lạc, hư hỏng hoặc bị mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điều không hiếm gặp đối với các chủ doanh nghiệp tư nhân. Để đảm bảo tính liên tục trong các giao dịch dân sự và hành chính, pháp luật đã quy định rõ ràng về trình tự, thủ tục cũng như mẫu biểu để thực hiện việc cấp lại loại giấy tờ quan trọng này.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cấp lại

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký và cấp lại giấy chứng nhận của doanh nghiệp tư nhân được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.

Quy định về việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 58 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Điều 58. Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Phòng Đăng ký kinh doanh nhận Giấy đề nghị và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Giấy đề nghị cấp lại mới nhất (Phụ lục II-21)

Dưới đây là mẫu Giấy đề nghị được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT mà các doanh nghiệp tư nhân cần sử dụng:

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/
Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): .......................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp): ......................................................................................................................................................

Đề nghị được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Lý do đề nghị cấp lại: .....................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện nộp hồ sơ cấp lại, chủ doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý một số điểm sau để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý:

• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp lại giấy chứng nhận.
• Lệ phí: Doanh nghiệp phải nộp lệ phí cấp lại theo quy định của Bộ Tài chính tại thời điểm thực hiện thủ tục.
• Thông tin kê khai: Các thông tin về mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp phải khớp đúng với dữ liệu trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Việc nắm vững quy định và sử dụng đúng mẫu biểu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình vận hành kinh doanh.