Trong quá trình giải thể doanh nghiệp hoặc thay đổi mẫu con dấu theo quy định mới, việc hoàn trả con dấu cũ cho cơ quan Công an là một bước thủ tục hành chính bắt buộc đối với các doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp trước ngày 01/07/2015. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và mẫu công văn xin trả lại con dấu chuẩn pháp lý dành cho loại hình Công ty TNHH một thành viên.

Thủ tục trả lại con dấu doanh nghiệp cho cơ quan Công an (ảnh minh họa)

1. Tại sao phải làm công văn xin trả lại con dấu?

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, đối với những con dấu được cấp và quản lý bởi cơ quan Công an theo quy định cũ, khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc muốn chuyển sang sử dụng mẫu dấu mới tự phát hành, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp.

Việc nộp lại con dấu không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về việc sử dụng con dấu bất hợp pháp sau khi đã giải thể hoặc thay đổi thông tin pháp nhân.

2. Hồ sơ trả lại con dấu bao gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục này, người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Công văn xin trả lại con dấu: Trình bày rõ lý do trả dấu (giải thể, đổi mẫu dấu...).
• Con dấu cũ: Con dấu đang sử dụng cần hoàn trả.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu: Bản gốc do cơ quan Công an cấp trước đây.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Để đối chiếu thông tin.
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.

Mẫu con dấu doanh nghiệp cần được quản lý chặt chẽ theo quy định (ảnh minh họa)

3. Mẫu công văn xin trả lại con dấu công ty TNHH một thành viên

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) ---------- Số: ...../CV-....

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- ......, ngày ... tháng ... năm ...

KÍNH GỬI: PHÒNG CẢNH SÁT QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VỀ TRẬT TỰ XÃ HỘI - CÔNG AN TỈNH/THÀNH PHỐ .........

1. Tên công ty: .............................................................................................................

2. Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

3. Mã số doanh nghiệp: ................. do Sở Kế hoạch và Đầu tư ........... cấp ngày .../.../...

4. Người đại diện theo pháp luật: .................................................................................

Chức danh: ...................................................................................................................

Bằng công văn này, Công ty chúng tôi xin kính trình bày với Quý cơ quan việc như sau:

Hiện nay, do nhu cầu hoạt động kinh doanh không còn hiệu quả, Chủ sở hữu công ty đã quyết định giải thể doanh nghiệp theo đúng trình tự quy định của pháp luật. Để hoàn tất thủ tục chấm dứt sự tồn tại của pháp nhân, Công ty chúng tôi xin được hoàn trả con dấu pháp nhân và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu số .......... do Quý cơ quan cấp ngày .../.../...

Vậy, doanh nghiệp kính đề nghị cơ quan Công an tiếp nhận và làm thủ tục thu hồi lại con dấu để doanh nghiệp tiếp tục tiến hành các bước giải thể tiếp theo.

Doanh nghiệp cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung thông báo này.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu văn phòng.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện trả dấu, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thời hạn: Nên thực hiện ngay sau khi có quyết định giải thể hoặc trước khi thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Biên bản thu hồi: Sau khi nộp dấu, hãy yêu cầu cơ quan Công an cấp Biên bản thu hồi con dấu hoặc Giấy xác nhận đã trả con dấu để làm căn cứ nộp hồ sơ giải thể tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Trường hợp mất dấu: Nếu làm mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp phải có đơn trình báo mất và giải trình rõ lý do với cơ quan Công an.

Việc nắm vững quy định về quản lý con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2014 sẽ giúp các chủ doanh nghiệp chủ động hơn trong các giao dịch và thủ tục hành chính, đảm bảo tính minh bạch và an toàn pháp lý cho đơn vị mình.