Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như khó khăn về tài chính, thay đổi định hướng chiến lược hoặc tái cấu trúc bộ máy, các doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án tạm dừng hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc tạm ngừng kinh doanh cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự, thủ tục pháp lý để tránh những rủi ro về thuế và hành chính.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và tạm ngừng kinh doanh nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn thông báo tạm ngừng kinh doanh

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

"Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh ít nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo."

Lưu ý: Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không được quá một năm. Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá hai năm.

Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các văn bản sau:

1. Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh: Theo mẫu quy định tại Phụ lục II-21 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Quyết định của Hội đồng thành viên: Về việc tạm ngừng kinh doanh của công ty (phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên).
3. Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên: Ghi nhận ý kiến thống nhất của các thành viên về việc tạm ngừng.
4. Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ.

Mẫu Thông báo tạm ngừng kinh doanh (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn hóa mà doanh nghiệp cần sử dụng khi thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

THÔNG BÁO

Về việc tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: .....................................................................................................................

Đăng ký tạm ngừng kinh doanh:

- Từ ngày: ..../..../2018

- Đến ngày: ..../..../2019

Lý do tạm ngừng: ............................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết về tính chính xác, trung thực và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của Thông báo này.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng

Cần lưu ý rằng, việc tạm ngừng kinh doanh không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chấm dứt hoàn toàn mọi nghĩa vụ pháp lý. Theo khoản 3 Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014:

"Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế còn nợ; tiếp tục thanh toán các khoản nợ, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp, chủ nợ, khách hàng và người lao động có thỏa thuận khác."

Về mặt thuế, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trọn năm dương lịch hoặc trọn năm tài chính thì không phải nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế năm. Tuy nhiên, nếu tạm ngừng không trọn năm thì vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ kê khai theo quy định.

Việc nắm vững các quy định về tạm ngừng kinh doanh sẽ giúp Công ty TNHH hai thành viên trở lên chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và quản trị, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành.