Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp tư nhân gặp phải tình trạng thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không khớp với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản giấy. Điều này có thể gây ra nhiều khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thuế, ngân hàng hoặc đấu thầu.

Tại thời điểm tháng 10 năm 2018, với việc Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, các quy định về chuẩn hóa và hiệu đính dữ liệu càng được chú trọng nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Căn cứ pháp lý thực hiện hiệu đính thông tin

Việc hiệu đính thông tin được thực hiện dựa trên các quy định quan trọng sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

Khi nào doanh nghiệp tư nhân cần làm thủ tục hiệu đính?

Theo quy định tại Điều 45 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện hiệu đính thông tin trong các trường hợp sau:

1. Phát hiện nội dung trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc sai lệch so với hồ sơ gốc đã nộp.
3. Sai sót do quá trình nhập liệu của cán bộ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Mẫu Giấy đề nghị hiệu đính thông tin doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là mẫu Giấy đề nghị chuẩn được sử dụng phổ biến tại các cơ quan đăng ký kinh doanh năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp): .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Đề nghị bổ sung, hiệu đính nội dung thông tin như sau:

- Thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hiện nay là: .........................................................................................................................................

- Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện nay là: .........................................................................................................................................

Do vậy, đề nghị Quý Phòng bổ sung, hiệu đính thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo đúng thông tin trên Giấy chứng nhận mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Quy trình thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ Giấy đề nghị, chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người được ủy quyền thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và đối chiếu với hồ sơ gốc lưu trữ.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu thông tin đề nghị hiệu đính là chính xác, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật dữ liệu trên hệ thống thông tin quốc gia và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.

Lưu ý: Theo tinh thần của Nghị định 108/2018/NĐ-CP, việc chuẩn hóa dữ liệu là trách nhiệm chung, doanh nghiệp không phải nộp lệ phí khi thực hiện hiệu đính các sai sót do lỗi của cơ quan đăng ký.