Việc thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Đối với loại hình Công ty TNHH một thành viên, thủ tục nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) định kỳ có những quy định cụ thể về đối tượng và thời gian mà kế toán cần đặc biệt lưu ý.

1. Nguyên tắc xác định kỳ khai thuế TNCN: Theo tháng hay theo quý?

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc xác định kỳ khai thuế TNCN (tháng hoặc quý) được thực hiện một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm tính thuế. Cụ thể:

• Khai thuế theo tháng: Áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo tháng và có tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trong tháng của ít nhất một loại tờ khai từ 50 triệu đồng trở lên.
• Khai thuế theo quý: Áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý; hoặc doanh nghiệp khai thuế GTGT theo tháng nhưng có số thuế TNCN khấu trừ dưới 50 triệu đồng.

Lưu ý quan trọng: Nếu trong tháng hoặc quý doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ nhân viên nào thì không phải nộp tờ khai thuế TNCN của tháng hoặc quý đó. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện quyết toán thuế TNCN năm theo quy định.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN năm 2026

Căn cứ theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:

• Đối với hồ sơ khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với hồ sơ khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Ví dụ: Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN Quý I/2026 chậm nhất là ngày 30/04/2026. Nếu ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần thì thời hạn được tính vào ngày làm việc tiếp theo.

3. Thành phần hồ sơ khai thuế TNCN cho doanh nghiệp

Hồ sơ khai thuế TNCN định kỳ thường bao gồm các loại giấy tờ sau (thực hiện qua phần mềm HTKK hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế):

• Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Các bảng kê chi tiết (nếu có phát sinh các khoản thu nhập đặc thù như đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán...).
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu người nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty).

Việc nắm vững các quy định về kỳ kê khai và thời hạn nộp tờ khai sẽ giúp Công ty TNHH một thành viên vận hành trơn tru, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cao nhất trong hoạt động kinh doanh.