Trong quá trình thành lập và vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các mô hình công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, việc xác định và lập Danh sách người đại diện theo ủy quyền là một thủ tục pháp lý bắt buộc. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ về thông tin của những người được ủy quyền quản lý phần vốn góp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai biểu mẫu này theo đúng quy chuẩn pháp luật hiện hành năm 2019.

Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu tổ chức là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định.

Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải được lập thành văn bản, thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo. Văn bản ủy quyền phải bao gồm các nội dung chủ yếu như: Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu; Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu phần vốn góp tương ứng; Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của từng người đại diện theo ủy quyền.

Khi nào doanh nghiệp cần lập Danh sách người đại diện theo ủy quyền?

Theo Nghị định 78/2015/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, danh sách này là thành phần không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký thành lập hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với các trường hợp:

• Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên có thành viên là tổ chức.
• Công ty cổ phần có cổ đông sáng lập hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Danh sách người đại diện

Biểu mẫu danh sách người đại diện theo ủy quyền (Phụ lục I-10 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT) yêu cầu các thông tin cực kỳ chi tiết để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý vốn:

• Thông tin cá nhân: Phải ghi chính xác họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch và dân tộc theo đúng Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
• Địa chỉ liên lạc: Ghi rõ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố nơi người đại diện đang cư trú.
• Giấy tờ pháp lý: Ghi rõ số CMND/Căn cước công dân, ngày cấp và cơ quan cấp. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Vốn được ủy quyền: Cần ghi rõ tổng giá trị vốn được đại diện bằng số (VNĐ) và tỷ lệ phần trăm (%) tương ứng trên tổng vốn điều lệ của công ty.
• Thời điểm đại diện: Ghi rõ ngày bắt đầu thực hiện quyền đại diện phần vốn theo văn bản ủy quyền của tổ chức.

"Trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức thì người đại diện theo ủy quyền phải có đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại khoản 4 Điều 15 Luật Doanh nghiệp."

Mẫu Danh sách người đại diện theo ủy quyền chuẩn pháp lý

Dưới đây là bảng tổng hợp các trường thông tin cần thiết mà doanh nghiệp cần hoàn thiện trong hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh:

Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký trực tiếp vào cuối danh sách để xác nhận tính trung thực của các thông tin đã kê khai. Trong trường hợp đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời thay đổi người đại diện, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên của công ty sau chuyển đổi sẽ là người ký xác nhận.

Việc chuẩn bị chu đáo Danh sách người đại diện theo ủy quyền không chỉ giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thông qua nhanh chóng mà còn giúp tổ chức chủ sở hữu quản lý chặt chẽ quyền lợi của mình tại doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.