Tầm quan trọng của Bảng kê chi tiết hóa đơn trong năm 2019

Trong công tác kế toán thuế năm 2019, việc quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những nhiệm vụ trọng tâm. Bảng kê chi tiết hóa đơn của tổ chức, cá nhân đến thời điểm quyết toán hóa đơn (thường được đính kèm cùng báo cáo BC26/AC) đóng vai trò minh bạch hóa số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn còn tồn và đặc biệt là các hóa đơn hết giá trị sử dụng khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm hoặc giải thể.

Kế toán thực hiện kiểm tra hóa đơn GTGT trước khi lập bảng kê quyết toán (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc quyết toán hóa đơn

Tại thời điểm tháng 8/2019, hoạt động in, phát hành và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mặc dù Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử đã có hiệu lực, nhưng lộ trình chuyển đổi vẫn cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020.

Theo quy định tại Điều 21 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi tổ chức, cá nhân giải thể, phá sản, quyết toán thuế, thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì phải thực hiện quyết toán hóa đơn với cơ quan thuế.

Hướng dẫn chi tiết các chỉ tiêu trên Bảng kê BC26/AC

Bảng kê này yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về số hiệu, ký hiệu và số lượng hóa đơn. Dưới đây là cách phân loại và kê khai:

Mục I: Hóa đơn hết giá trị sử dụng

Đây là phần dành cho các loại hóa đơn mà doanh nghiệp không còn quyền sử dụng sau thời điểm quyết toán. Ví dụ: Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang quận/huyện khác và không có nhu cầu đóng dấu địa chỉ mới để tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

• Tên loại hóa đơn: Ghi rõ là Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng...
• Ký hiệu mẫu: Ví dụ 01GTKT3/001.
• Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ AA/19P.
• Số lượng: Tổng số hóa đơn chưa sử dụng bị hủy bỏ.
• Từ số - Đến số: Ghi chi tiết dải số hóa đơn còn tồn.

Cận cảnh mẫu hóa đơn GTGT giấy phổ biến trong giai đoạn 2019 (ảnh minh họa)

Mục II: Hóa đơn đăng ký tiếp tục sử dụng

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên hoặc địa chỉ nhưng vẫn muốn sử dụng tiếp số hóa đơn đã in (bằng cách đóng dấu tên, địa chỉ mới bên cạnh tên, địa chỉ cũ), kế toán cần kê khai chi tiết tại mục này để cơ quan thuế theo dõi.

Những lưu ý quan trọng khi nộp báo cáo

Việc chậm trễ hoặc sai sót trong bảng kê quyết toán hóa đơn có thể dẫn đến các mức phạt hành chính theo quy định về quản lý thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Thời hạn nộp: Cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế hoặc hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế.
2. Đối chiếu số liệu: Số liệu trên bảng kê phải khớp hoàn toàn với Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) của kỳ gần nhất.
3. Lưu trữ hồ sơ: Sau khi nộp bảng kê, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn (nếu có) theo đúng quy trình tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp các bạn kế toán thực hiện công việc quyết toán hóa đơn năm 2019 một cách thuận lợi và đúng quy định pháp luật.