Việc đặt in hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những bước quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các đơn vị chuyển đổi phương pháp tính thuế trong năm 2019. Để giúp quý doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2019.

1. Đối tượng được phép đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, đối tượng được đặt in hóa đơn GTGT bao gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa Việt Nam.
• Thực hiện các hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định.

Lưu ý quan trọng: Đối với các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đơn vị không được đặt in hóa đơn GTGT mà phải sử dụng hóa đơn bán hàng mua trực tiếp từ Chi cục Thuế quản lý.

2. Điều kiện để doanh nghiệp được đặt in hóa đơn lần đầu

Để được cơ quan thuế chấp thuận cho phép đặt in hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện thực tế về cơ sở vật chất và tính pháp lý:

• Trụ sở hoạt động: Phải có địa chỉ rõ ràng, treo biển hiệu doanh nghiệp và có quyền sử dụng hợp pháp (Hợp đồng thuê nhà hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất).
• Hồ sơ pháp lý: Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu pháp nhân hợp lệ.
• Nhu cầu thực tế: Có các hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc phương án kinh doanh chứng minh nhu cầu sử dụng hóa đơn.

3. Quy trình 5 bước thực hiện thủ tục đặt in hóa đơn năm 2019

Bước 1: Nộp đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in

Doanh nghiệp chuẩn bị văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in (Mẫu số 3.1 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, cơ quan thuế sẽ có ý kiến bằng văn bản về việc doanh nghiệp có được sử dụng hóa đơn đặt in hay không. Thông thường, cán bộ thuế sẽ xuống kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp để xác minh các điều kiện nêu tại mục 2.

Bước 3: Lựa chọn nhà in và ký hợp đồng đặt in

Sau khi có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế, doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn nhà in đủ điều kiện theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Hợp đồng đặt in phải thể hiện đầy đủ các nội dung về mẫu hóa đơn, số lượng, ký hiệu, số thứ tự.

Bước 4: Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng in

Khi nhà in hoàn thành việc in ấn, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra nội dung trên hóa đơn so với mẫu đã duyệt, sau đó thực hiện thanh lý hợp đồng. Nhà in có trách nhiệm lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của họ.

Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn

Đây là bước cuối cùng và bắt buộc trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC:

"Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn."

Doanh nghiệp cần niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu tại trụ sở trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn đó.

Trên đây là toàn bộ quy trình thực hiện thủ tục đặt in hóa đơn GTGT lần đầu năm 2019. Việc tuân thủ đúng trình tự không chỉ giúp doanh nghiệp có hóa đơn sử dụng kịp thời mà còn đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ kế toán sau này.