Việc đăng ký đất đai lần đầu là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng đất, tuy nhiên không phải trường hợp nào sau khi đăng ký cũng được cấp Giấy chứng nhận ngay. Có rất nhiều hộ gia đình, cá nhân tại thời điểm đăng ký chưa có nhu cầu hoặc chưa đủ điều kiện tài chính để nộp tiền sử dụng đất nên chỉ mới dừng lại ở bước ghi danh vào sổ địa chính. Vậy khi có nhu cầu cấp Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất), người dân cần thực hiện những bước nào?

Theo quy định tại Luật Đất đai 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thủ tục này được áp dụng cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất tại Việt Nam.

1. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Một trong những ưu điểm lớn nhất khi người dân đã thực hiện đăng ký đất đai lần đầu là thành phần hồ sơ khi đề nghị cấp Sổ đỏ sau này sẽ được tối giản đáng kể. Điều này là do các giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất đã được cơ quan nhà nước kiểm tra và lưu giữ trong hồ sơ địa chính.

Trường hợp chỉ đề nghị cấp Giấy chứng nhận cho đất

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, người sử dụng đất chỉ cần nộp duy nhất Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Mẫu số 04a/ĐK).

Người dân không cần phải nộp lại các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013 và Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP vì các thông tin này đã có sẵn trong hệ thống quản lý.

Trường hợp có tài sản gắn liền với đất

Nếu thửa đất đã có nhà ở, công trình xây dựng hoặc rừng trồng, cây lâu năm mà người dân muốn được chứng nhận quyền sở hữu vào Sổ đỏ thì phải nộp thêm các giấy tờ tương ứng:

• Đối với nhà ở: Giấy phép xây dựng, hợp đồng mua bán nhà ở hoặc các giấy tờ xác nhận của UBND cấp xã về thời điểm tạo lập nhà ở...
• Đối với công trình xây dựng khác: Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu công trình theo quy định pháp luật về xây dựng.
• Đối với rừng trồng, cây lâu năm: Giấy chứng nhận đầu tư dự án hoặc giấy tờ chứng minh việc tạo lập tài sản hợp pháp.

2. Quy trình thực hiện các bước cấp Sổ đỏ

Trình tự thực hiện được quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo quyền lợi cho người dân và sự quản lý thống nhất của Nhà nước.

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Người dân có thể lựa chọn một trong các địa điểm sau để nộp hồ sơ:

• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc Bộ phận một cửa tại địa phương.
• UBND cấp xã nơi có đất (nếu hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu nộp tại xã).

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận phải thông báo bằng văn bản hướng dẫn người dân bổ sung.

Trường hợp nộp tại xã, UBND cấp xã sẽ thực hiện xác nhận hiện trạng tài sản, tình trạng tranh chấp và sự phù hợp với quy hoạch trước khi chuyển hồ sơ lên Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu và thực hiện nghĩa vụ tài chính

Văn phòng đăng ký đất đai sẽ kiểm tra hồ sơ địa chính, gửi thông tin địa chính đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính. Người dân sẽ nhận được thông báo nộp thuế, lệ phí và cần hoàn thành nghĩa vụ này để được nhận sổ.

Bước 4: Trả kết quả

Sau khi người dân nộp chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ trao Sổ đỏ trực tiếp hoặc gửi về UBND cấp xã để trả cho người dân.

3. Thời hạn giải quyết theo quy định

Theo quy định tại khoản 40 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP, thời gian thực hiện thủ tục được ấn định như sau:

"Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận là không quá 20 ngày làm việc."

Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa hoặc vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, thời gian này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày làm việc.

Lưu ý: Thời gian trên không bao gồm các ngày nghỉ, ngày lễ; không tính thời gian tiếp nhận hồ sơ tại xã và thời gian người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Việc nắm rõ quy trình này giúp người dân chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp đối với tài sản của mình, tránh những phiền hà không đáng có trong quá trình làm việc với cơ quan hành chính nhà nước.