Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc bảo quản các giấy tờ pháp lý quan trọng như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường được gọi là Đăng ký kinh doanh) là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải sự cố ngoài ý muốn khiến văn bản này bị thất lạc, cháy, rách hoặc hư hỏng nặng. Đối với loại hình Công ty cổ phần, việc thiếu hụt giấy tờ này có thể gây đình trệ các giao dịch ngân hàng, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các thủ tục hành chính khác.

Doanh nhân Việt Nam thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến đăng ký doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Các trường hợp được phép đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác.

Đây là một quy định mang tính hỗ trợ cao, giúp doanh nghiệp nhanh chóng khôi phục tư cách pháp lý về mặt giấy tờ để tiếp tục hoạt động. Quy trình này đã được đơn giản hóa đáng kể theo tinh thần của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho các cổ đông và người đại diện theo pháp luật.

2. Hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục cấp lại năm 2022

Để thực hiện việc cấp lại, Công ty cổ phần cần chuẩn bị Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo hướng dẫn tại Điều 68 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trình tự thực hiện như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa (ảnh minh họa)

3. Lệ phí và hình thức nộp hồ sơ tối ưu

Về vấn đề chi phí, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC:

"Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký."

Tuy nhiên, một điểm sáng trong cải cách hành chính năm 2022 là việc khuyến khích đăng ký qua mạng. Nếu doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, mức lệ phí này sẽ được miễn hoàn toàn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu thời gian đi lại, chờ đợi cho doanh nghiệp.

4. Mẫu Giấy đề nghị cấp lại đăng ký kinh doanh công ty cổ phần

Mẫu giấy đề nghị được sử dụng thống nhất theo Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Dưới đây là nội dung chi tiết để quý doanh nghiệp tham khảo:

GIẤY ĐỀ NGHỊ
Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố….

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): .............................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ..................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): ……………

Ngày cấp …/…/…… Nơi cấp: ……………

Đề nghị được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Lý do đề nghị cấp lại: ............................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

Người ký tại Giấy đề nghị này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

________________________

Ghi chú: Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần người đại diện.

5. Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác trong thông tin kê khai. Doanh nghiệp nên đối chiếu kỹ với dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp đơn. Ngoài ra, việc lưu trữ bản sao có chứng thực hoặc file quét chất lượng cao của Giấy chứng nhận là một thói quen tốt để xử lý nhanh các tình huống khẩn cấp khi bản gốc gặp sự cố.