Trong hoạt động bảo lãnh cho người nước ngoài nhập cảnh, cư trú tại Việt Nam, việc đăng ký mẫu con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật là thủ tục bắt buộc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện. Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đối chiếu, xác nhận tính hợp lệ của các giấy tờ bảo lãnh sau này.

Quy trình ký kết và đóng dấu văn bản pháp lý của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến xuất nhập cảnh của người nước ngoài được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014.
• Thông tư 04/2015/TT-BCA quy định về mẫu giấy tờ liên quan đến việc nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

Mục đích của việc giới thiệu con dấu và chữ ký

Theo quy định tại Điều 16 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh người nước ngoài phải gửi văn bản thông báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh kèm theo hồ sơ pháp nhân. Trong đó, Mẫu NA16 (Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký) đóng vai trò then chốt.

Mẫu con dấu doanh nghiệp được đóng rõ nét trên văn bản hành chính (ảnh minh họa)

Nội dung chi tiết Mẫu văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được trình bày theo định dạng HTML để doanh nghiệp dễ dàng tham khảo và soạn thảo:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ………/……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------- ……, ngày ….. tháng …. năm ……

VĂN BẢN GIỚI THIỆU CON DẤU, CHỮ KÝ

(Mẫu NA16 ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA)

Kính gửi: Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an

Tên tổ chức: .....................................................................................................................

Địa chỉ: ............................................................................................................................

Số điện thoại: ...................................................................................................................

Quyết định thành lập/Giấy phép kinh doanh số: ...............................................................

Cơ quan cấp: ................................................... Ngày cấp: ..../..../....

Chúng tôi xin giới thiệu mẫu con dấu của tổ chức và mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật để làm thủ tục mời, bảo lãnh người nước ngoài theo quy định của pháp luật:

Mẫu con dấu

Người đại diện theo pháp luật: Họ tên: ........................................................................................ Chức vụ: ...................................................................................... Số CMND/Hộ chiếu: ..................................................................... Mẫu chữ ký:

Xin trân trọng giới thiệu để Quý cơ quan phối hợp công tác./.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên, đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện

Khi nộp văn bản này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng:

1. Tính nhất quán: Chữ ký của người đại diện phải giống với chữ ký trên các giấy tờ pháp lý khác của doanh nghiệp.
2. Con dấu: Phải đóng dấu rõ nét, không bị nhòe, đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Hồ sơ kèm theo: Thường bao gồm bản sao có chứng thực Giấy phép kinh doanh hoặc Quyết định thành lập tổ chức.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Mẫu NA16 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BCA mà còn tạo uy tín với cơ quan quản lý trong các giao dịch hành chính sau này.