Việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là bước đi chiến lược của nhiều thương nhân nước ngoài nhằm tìm hiểu thị trường và thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại. Tuy nhiên, để quá trình xin cấp phép diễn ra thuận lợi, việc soạn thảo Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đúng chuẩn quy định pháp luật là yếu tố tiên quyết.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động của Văn phòng đại diện

Tại thời điểm năm 2019, hoạt động của các Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên...

Mẫu Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu đơn chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT (Mẫu MD-1):

Lưu ý quan trọng khi kê khai đơn

Khi thực hiện kê khai đơn đề nghị, thương nhân cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị trả lại hồ sơ:

• Tên thương nhân: Phải khớp hoàn toàn với Giấy đăng ký kinh doanh tại nước sở tại.
• Nội dung hoạt động: Cần ghi cụ thể và phải phù hợp với phạm vi hoạt động được phép của Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 18 Luật Thương mại 2005 (không được thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp).
• Người đứng đầu: Nếu là người nước ngoài, cần cung cấp bản sao hộ chiếu có chứng thực và dịch thuật theo quy định.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp luật nước sở tại ngay từ những bước đầu tiên gia nhập thị trường Việt Nam.