Tại sao kế toán cần nắm vững quy định về thu hồi hóa đơn?

Trong hoạt động quản trị tài chính của một Công ty TNHH, việc phát hành hóa đơn là nghiệp vụ diễn ra hàng ngày. Tuy nhiên, những sai sót về tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất hay thông tin khách hàng là điều khó tránh khỏi. Tại thời điểm năm 2019, việc xử lý các sai sót này được điều chỉnh chặt chẽ bởi các văn bản pháp luật về thuế.

Việc lập Biên bản thu hồi hóa đơn không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế, tránh việc bị quy kết gian lận hoặc làm sai lệch doanh thu.

Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn trước khi thực hiện thủ tục thu hồi (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Để thực hiện đúng thủ tục, kế toán cần đối chiếu trực tiếp với các quy định tại:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người mua và người bán chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.

"Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người mua và người bán chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định."

Quy trình 3 bước thu hồi hóa đơn chuẩn pháp lý

Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định điều kiện thu hồi. Chỉ thực hiện thu hồi khi hóa đơn đã lập sai nhưng chưa kê khai thuế. Nếu đã kê khai, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thay vì thu hồi.

Bước 2: Lập biên bản thu hồi hóa đơn. Hai bên giao và nhận hóa đơn phải cùng ký tên, đóng dấu xác nhận vào biên bản. Nội dung biên bản phải ghi rõ số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng và lý do cụ thể dẫn đến việc thu hồi.

Việc ký kết biên bản thu hồi cần có sự xác nhận của đại diện pháp luật hai bên (ảnh minh họa)

Bước 3: Xuất hóa đơn mới. Sau khi đã thu hồi hóa đơn cũ, người bán thực hiện gạch chéo các liên của hóa đơn sai và xuất hóa đơn mới thay thế cho khách hàng.

Mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn chuyên sâu cho Công ty TNHH

Dưới đây là mẫu biên bản được trình bày chuẩn hóa để doanh nghiệp có thể áp dụng ngay:

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/03/2014;

- Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 27/02/2015;

Hôm nay, ngày ... tháng … năm 2019, tại văn phòng Công ty, đại diện hai bên gồm có:

BÊN GIAO HÓA ĐƠN (BÊN BÁN):

Địa chỉ: ……………………………………………………………………….

Điện thoại: ………………… Mã số thuế: ………………………………….....

Đại diện: …………….. Chức vụ: ………………………………………….….

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN MUA):

Địa chỉ: ……………………………………………………………………….

Điện thoại: ………………… Mã số thuế: ………………………………….....

Đại diện: …………….. Chức vụ: …………………………………….……….

Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi hóa đơn số ….. ký hiệu ….. ngày ….. đã lập sai thông tin.

Lý do thu hồi: (Ví dụ: Viết sai mã số thuế khách hàng, sai đơn giá hàng hóa...)

…………………………………………………………………………………………………….

Chúng tôi cam kết hóa đơn trên chưa được hai bên kê khai thuế và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thu hồi này.

Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để tránh các rủi ro khi thanh tra thuế, kế toán Công ty TNHH cần lưu ý lưu trữ biên bản thu hồi kẹp cùng với hóa đơn đã gạch chéo. Tuyệt đối không được xé rời hóa đơn khỏi cuống nếu là hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in. Trong bối cảnh năm 2019, khi lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh, doanh nghiệp cũng nên bắt đầu làm quen với các thao tác hủy/thay thế trên phần mềm để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.