Bối cảnh pháp lý về đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cuối năm 2018

Tính đến thời điểm tháng 12 năm 2018, hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nói riêng tại Việt Nam đang có những bước chuyển mình mạnh mẽ về cải cách thủ tục hành chính. Căn cứ pháp lý cao nhất điều chỉnh vấn đề này là Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Đặc biệt, sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã sửa đổi, bổ sung nhiều điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc.

Những điểm mới quan trọng từ Nghị định 108/2018/NĐ-CP

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất tại thời điểm này là việc đơn giản hóa hồ sơ và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định mới, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục cho các văn phòng đại diện khi cần thay đổi hoặc cập nhật thông tin.

Bên cạnh đó, việc cập nhật thông tin đăng ký thuế, thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện hay địa chỉ hoạt động cũng được thực hiện liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, giúp đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu quốc gia.

Hồ sơ và thủ tục cập nhật thông tin văn phòng đại diện

Khi có nhu cầu bổ sung hoặc cập nhật thông tin (như số điện thoại, email, fax, website, địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, thông tin cá nhân của người đứng đầu...), doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động (theo mẫu quy định tại Thông tư 02/2017/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư.
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải là đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu giấy đề nghị chuẩn pháp lý được áp dụng rộng rãi trong năm 2018 dành cho các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư:

(Tên doanh nghiệp) Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………..

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): .....................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về văn phòng đại diện:

1. Tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa): ....................................

Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): .................................................

Tên văn phòng đại diện viết tắt (nếu có): ................................................................................

2. Mã số văn phòng đại diện/ Mã số thuế: ........................

3. Thông tin về Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động:

Số Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: .....................................................................................

Do: ................................................................ cấp/phê duyệt ngày ................. /....... /..............

4. Địa chỉ văn phòng đại diện:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn: ...................................................................

Xã/Phường/Thị trấn: ...................................................................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ................................................................................

Tỉnh/Thành phố: ..........................................................................................................................

5. Nội dung hoạt động: ..........................................................................

6. Người đứng đầu văn phòng đại diện:

Họ tên người đứng đầu (ghi bằng chữ in hoa): ........................................... Giới tính: .............

Sinh ngày: .................... /....... /....... Dân tộc: ........................... Quốc tịch: ..............................

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số: ...........................................................................

Ngày cấp: ......................... /....... /....... Nơi cấp: .........................................................................

7. Thông tin đăng ký thuế: (Kê khai các chỉ tiêu về địa chỉ nhận thông báo thuế, hình thức hạch toán, năm tài chính, tổng số lao động...)

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

Các giấy tờ gửi kèm: -………………….. -…………………..

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Việc chủ động cập nhật thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp mà còn giúp quá trình giao dịch với các đối tác và cơ quan nhà nước trở nên minh bạch, thuận lợi hơn.